１ 全体の標準化は大変
業務マニュアルのない組織が普通になってきています。知り合いの人たちの会社では、まずマニュアルを作っていません。それで問題なく仕事が出来ていますから、問題ないということになります。業務マニュアルをつくることは必須のことではありません。
しかし外から見ていると、圧倒的に仕事が出来る人が支えている組織は、どうしてもその人がいなくなったら長続きしそうにないように見えます。標準化をする意識がないと、同じ会社で同じ人員でも不安定化しませんか－。そんなことを聞いてみたことがあります。
現状がまずいと言うのは、皆さんご存知です。ところが実際上の問題から、業務マニュアル作成→実践という流れをつくりません。業務マニュアルを作っても周知しなくてはならないし、それならばこうやってと実務で覚えてもらう方がよいというのです。
ふつうにいくと、そうなりがちです。だから、どうやったらいいと思いますか－。またこう聞きたくなります。全部をいきなり標準化しようとするのは大変なことです。ある領域に焦点を絞って、実際に成果が上げていくことの方が効果的なアプローチだと思います。
２ 全体像を見てから開始
業務マニュアルがうまく作れれば、必ず成果が出ます。業務マニュアルは魔法ではありませんが、しかし必ずと言ってもいいでしょう。それは業務が完璧にはならないからです。業務には正解がありません。だから必ずどこか、もっとよくできるところがあります。
どこが問題で、そこだけでも改善すれば効果が上がると見出せる人が、適切な業務を作れる人だと言ってもよいでしょう。このとき、圧倒的な人ならできるけど、われわれでは簡単ではありませんということになりがちです。ここでも工夫が必要になります。
おっしゃる通り簡単ではないのです。簡単ではないけれども、特別な才能がなくてはダメだということではありません。単純な話です。全体像が見えているかということになります。では、どうやったら全体像が見えるのですか。ここから作業が開始になります。
３ 業務フローが不可欠
業務マニュアルを作成する人の中に全体が見えている人がいるならば、どこが問題で、そこを変えたら成果が上がると、言える人がいるはずです。たいていの方に、いまよりも成果が上がるところはどこでしょうかとお聞きすると、答えられないことはありません。
どこが問題であるのか、それが正しいかどうかの検証が必要です。たいてい、ここが問題だと見当がついています。しかしそれだけでは感覚的に過ぎるでしょう。だから、これが全体像ですと見えるものを作る必要があります。それが業務フローが必要です。
全ての分野の業務マニュアルをいきなり作ろうとしても、簡単にはいきません。しかし業務フローなら、何とかなりそうです。全体像とは業務フローだと言ってもよいでしょう。組織の業務がどうなっているか、業務フローを見れば全体が見えてきます。
