■マニュアル原論：効率化がさらなる効率化を生む仕組み

　　　　　

１　マニュアル作成者の変化

先日、「最近、マニュアルのことを気にしている様子ですね」と言ってくださる人がいました。ブログを読んでくださった人です。ここ数カ月、マニュアルについてあれこれ考えることが多くなりました。コロナ以降、マニュアルの作成者が変わってきています。

マニュアルを作ったことのない人がいるのは、以前と同じです。しかしマニュアル作成を指示された人の中に、マニュアルというもののイメージがわかない人がかなりいます。会社にマニュアルがないのですから当然です。そういう講座参加者は少なくありません。

マニュアルというもののイメージがわかない人が、業務マニュアルを作ろうとしたら、簡単にはいかないでしょう。まずは操作マニュアルを作成することから始めた方がよいのでは…とも思います。このあたり、会社側ももっと考える必要がありそうです。

　　　　　　

２　業務マニュアルとＯＪＴ

業務マニュアルを作るのは、文書の作成の中でも一番難しい部類に入ります。まずその確認をすべきでしょう。業務の成果に直結します。単に現在なされていることを記述するのではありません。業務を記述することによって、必ず改善項目が見つかるのです。

さらに記述の点でも問題があります。現在なされている業務を実践できるように記述するのは簡単ではありません。実践しやすい仕組みを作る必要も出てきます。マニュアル化することで成果を上げようとしたら、一つ一つの業務を意識しないといけないのです。

まだ業務につく前の人を、どうすれば実践可能にできるでしょうか。原則的に言えば、第一に業務マニュアルを作成して業務を整備すること、第二にマニュアルの内容をＯＪＴで実践してみること…です。合理的な仕組みを実践してみることが不可欠だといえます。

　　　　　　

３　少ない労力で達成できるようにすること

ＯＪＴのやり方にも問題があります。上手なＯＪＴなら効果的ですが、高い水準を維持するＯＪＴばかりではありません。なんとなく知らないうちに覚えているのがＯＪＴだという感覚も残っています。ＯＪＴ自体も標準化して、方法を見直す必要がありそうです。

業務の仕組みを作るのに、どうしてこんなに手間がかかるのかという思いを持つかもしれません。業務はつねに改善が必要ですし、ある時点で改革も必要になります。こうした業務マニュアル化のサイクルを回していけば、成果を感じられるようになるのです。

業務のかなりの部分を、ルーティン化することが可能でしょう。その結果、高い品質の業務がしやすくなります。能力のある人や、何か思いついた人たちによって、改善や改革の構想・提案がなされ、それが採用されれば、さらなる効率化を生むことになるのです。

さらには改善や改革の仕組みを作って、マニュアル化することもできます。同じことをやるのに、少ない労力で成果を上げることがマニュアル化の目的です。マニュアル化によって業務が自由で楽になり、成果も上がるのですから、挑戦してみる価値はあります。