■マニュアル作成後、実践にうつすために：OJTマニュアルのこと

１　マニュアルの実践・定着への関心

業務マニュアル作成講座の講義をしてきました。１日で業務マニュアルが作れるようになるための講座です。６時間で何をどこまでお話したらよいのか、いつも苦労します。結局聞くしかありません。昨年から、事前アンケートをさせていただくようになりました。

とくに業務マニュアルの作成の場合、組織ごとに様子が違いますし、参加される方々ごとに要望も違ってきます。今回も事前アンケートを基に、テキストを修正しました。しかし当然、これだけでは不十分です。受講される方々の様子で、さらに内容が変わります。

こうやって想定していた講義が変わっていくのは、ある種の楽しみです。毎回講義の内容が変わり、新しい視点が得られます。今回は、業務マニュアル作成だけでなく、その定着についての関心の高いことが印象的でした。作っただけではなかなか使われません。

２　実践のためのトレーニングが必要

文書としての業務マニュアルを作った後に、それを周知徹底して、業務を変えていく手続きが必要になります。いままで各人のやり方で行っていた業務の仕方を、マニュアルにそったものに変更しなくてはなりません。そのための手続きや作業が必要です。

文書があるから、その通りにやってくださいというだけでは、無理でしょう。どうすればよいのかということになります。業務マニュアルで標準的な仕事の仕方を決めたのです。組織として、こういう仕事の仕方にしてほしいということでもあります。

今までと違うことをする場合、ある種の抵抗がありますから、別な仕組みに移行するためのトレーニングが必要です。新しい業務を実践するためのOJTを実施することになります。このとき、効果的なOJTを実践するために、構想を練っておくことが効果的です。

３　意外に知られていない「OJTマニュアル」

OJTマニュアルとか、トレーニングマニュアルというものは、まだ名前が定着しているわけではありません。そのくらい、一般化されていないものです。うまく作って実践すれば、きわめて大きな効果があります。そのための作成講座も作られました。

講義の中で、自分の行おうと考えているOJTマニュアルを作れるようにする講座です。これは一般に、業務マニュアルや操作マニュアルを整備してから行うことになります。業務マニュアル講座でも、最小限触れておきました。それが興味を引いたようです。

マニュアルができていても、それが実践できていない、さてどうしましょうかというときに、マニュアルの改定と、実践のための対策が必要だということになります。改定作業を進めている人たちが、あらためて改定だけでなくて、その先を考えたのでしょう。

一部の人達からの質問で、延長講義になりました。30分強お話したところで、わかりました、明日からすすめていけますとのこと。事前のアンケートにはない内容でしたが、講義の中でも、OJTマニュアルの話をもっとした方が良かったようです。