１ マニュアル講座の検証
先日、OJTマニュアル作成講座を終え、その前の業務マニュアル作成講座とともに、検証を改めて行いました。講義を終えた日に一度目の検証を行い、それをアンケートの集計と合わせて確認し、気になる点を関係者に聞き、別の講座と比較しながら、検証します。
こういう作業をすると想定のずれがはっきりするものです。業務マニュアルの講座では、実際の業務の枠組みを作ったことのない人がほとんどでした。たしかにここ数年、業務マニュアルを作ることで、業務を整備していくという経験がしにくかったことでしょう。
実際はマニュアルを作成したことがないだけでなく、マニュアルを使ったことのない人もかなりいました。業務マニュアルで、業務を整備していく経験がなかったり、業務の成果を上げていく経験がないと、よいマニュアルのイメージが持ちにくいでしょう。
２ マニュアルで成果を上げるイメージ
かなり高度なお仕事をする人は、OJTによって仕事を覚えてきましたということでした。上司の人が仕事のできる人だったので、何ら支障はなかったようですが、それでも、今後はマニュアルを作る必要があると、組織側も考えているようでした。
作ったことがない、使ったことがない人に向けて、マニュアルで成果を上げ得るとのイメージがわくように、もっと工夫が必要だったと思います。この点、OJTマニュアル作成講座では、講義中にOJTマニュアルを作成するため、問題ないように見えました。
実際、講義中にOJTマニュアルを作成した人の中には、レベルの高いものをお作りになった方がいました。ところが、そういう人たちとのやり取りを聞いて、「もうできてますね」とこちらが確認した点が、わからないという人がいるのです。
３ マニュアルの基本的な機能
当事者が大丈夫だというときに、それ以外の人が、何でそれでできているのかわからないという構造は、ある種のシンプルな図式と言えます。わからない人は、自分のOJTマニュアルが作れていないのです。そういう場合、OJTマニュアルのイメージはわきません。
では、こちらが「できてますね」というときの基準はどんなものでしょうか。OJTのマニュアルを使って、実際にOJTが実施できるというのが基準になります。「ああ、これでOJTが実践できますね」という意味です。完璧な出来だというわけではありません。
OJTマニュアルの場合、実施中に想定外のことがほぼ確実に起こります。マニュアルを作って実践できたら、マニュアルの第一の目的は完了です。２回目に向けて、検証し改善して、より良きものにしていきます。３回目になれば、かなりよいモノになるはずです。
いきなり完成形はできません。段階を踏んでいくことが自然でしょう。OJTを実施するときに役立つ文書が、OJTで成果を上げるツールになればよいのです。マニュアル化すれば改善しやすくなります。基本的な機能について、もっと語るべきだったと思いました。
