１ スタートは現状の仕事を記録すること
業務マニュアルを作り出した人がいます。相談がありました。はじめの質問は、現状の仕事の仕方を記録しだしていますが、それでいいのでしょうかという素朴なものです。それでいいですと答えました。そこからスタートするしかありません。
いったん現在の自分の仕事をふりかえるために、現状を記録したほうがよいでしょう。その過程で、現在の仕事の仕方が最上でないことに気がつくはずです。その場合でも、現状の記録を取っておくほうが良いと思います。二段階の方法を採ったほうがよいからです。
まず現状の仕事の仕方を記録することが安定性の基礎になります。実際にそれで仕事ができているのですから、効率性の面で最上でなくても、ひとまず合格点の可能性が高いでしょう。その記録が手元に残っていることは、ひと安心です。
２ 改革を目的とする場合
業務マニュアルを作ろうとしたら、まずは現在の仕事の仕方を記述しておくことからはじまります。この記録があれば、思いつきをつぎつぎ反映させた仕事を仕組みを考えて記録しても、混乱しません。戻るべき基礎の記録が残されているからです。
わずかな手順の変化や一部の組み換えなら、新規の仕組みがトラブルを起こすことはまずありません。ところが、いままで業務マニュアルなどなかったという組織が、思い立って業務マニュアルをつくろうという場合、業務がまずいことになってることが多いのです。
さやかな改善ではどうにもなりません。改革と言っていいような、おおきな変化をもたらす新しい仕組みを作ることになります。そのとき、新しい仕組みの方が圧倒的な成果をあげようという目的があるのです。しかし簡単に行くはずないこともおわかりでしょう。
３ 新しい仕組みへの一番のヒント
人間は論理的で効率的でないと、長期で見るとやる気を失います。ただし、どこかしら不合理なところもあるものです。何らかの変化が必要ですし、公立一本やりは、あんがい心配します。業務を紙上で設計すると、何かが抜け落ちることがあるのです。
現状を分析するとき、その代案があると非常にやりやすくなります。こうするのがよいというアイデアを盛り込んだ、いわゆる改革案を記述して、現状の仕組みと較べてみることが重要です。現状に対する細かな批判では済まないことに気づきやすくなります。
様々な点を考慮すべきなのは、当然のことです。しかし現状を記述しないまま新しい仕組みを考えることにはリスクがあるでしょう。反省する基礎(つまり現状の業務)があることは有利に働きます。現状の業務が一番のヒントをくれるからです。
