■業務改革を安定的に進めるために:小さな兆候・変化を見出すこと

1 現状の業務が業務改革の基礎

業務改革をしようとするときに、業務マニュアルというツールがあると、安定した業務の変更ができるようになります。このとき現状を記録しておくことが、大切です。現状の業務の記録が大いなる武器になります。

現状の業務を記述できるかどうかが業務改革の大きなポイントになるはずです。その理由の一つは、現状の業務を記述できたなら、そこから大きなヒントが得られるからでした。これは前回書いたことです。これだけではありません。

現状の業務を重視しないで、いきなり全く新しい仕組みを導入することはリスクがあります。したがって、極端な変更をしないで現状と比較できるように業務を組み立てたうえで、検証していくのが上策です。そのとき現状の業務の記述が役立ちます。

       

2 コモンセンスを働かせること

このとき誰が見ても、こちらの方がいいというものがあるはずです。例えば、労力が明らかにすくないとか、時間がこのくらいは短くなりそうだとか。こういうところから、少しずつ変えていくことが検証を容易にしてくれます。

よっぽどの人でない限り、誰でも分かるということを「コモンセンス」というようです。そのくらい確実なところから変更を加えるほうが、安定的なために、その先に活きやすくなります。誰でも分かるくらいのことだけでも、変更すれば効果が上がるはずです。

このとき効果的なはずのシンプルな変更が、どのくらいの効果をあげるのか、見ておいた方がいいでしょう。現在と比べて良くなるのが当然です。現状維持なら失敗と言えます。ましてや悪化したならば、検証してその要因を詰めていくべきでしょう。

      

3 大きな違いを生む小さな兆候・変化

コモンセンスといえるレベルのところから変えていけば、現状維持とか悪化という想定外の事態はほとんど起こらないはずです。もし起こったら、これは大変なヒントになります。安定的に改善を進めるときに、まずは間違いのないところから詰めていくべきです。

その先が大切になります。現状よりも良くなったとして、そのよくなり方を感覚的に感じ取ることができるはずです。その感覚をもとに、費用対効果、作用と反作用を推定していかなくてはなりません。感覚を客観化していく方向に持っていくということです。

さらに大切なことは、同じことをしてももっと効果が上げられるのではないかと、検証する必要があります。たいていの場合、ささやかな変更にはささやかな成果が自然だろうと考えてしまいがちです。実際には、そのささやかさが飛躍のきっかけになります。

わずかな追加を検証することによって、業務の仕組みに関する大きな枠組みが見えてくる可能性があるのです。わずかに見えた違いが、その後大きな違いを生むことは、経験的にもご存知でしょう。そこを詰めてから、その先に進まなくてはもったいないのです。

     

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