１ 業務マニュアル作成の難易度は高い
業務マニュアルを作る前に、操作マニュアルを作ることはとても役に立ちます。操作マニュアルの場合、操作が違っていたら、目的の機能が使えませんから、適切な手順というものが決まっています。機械側の決まりがありますから、それを記すことが必要です。
業務の場合、正解はありません。業務が正しいかどうかは実践してみないと判断できない面が出てきます。「おおむね、こうだ」といったところで、それをマニュアルに記述しただけでは実践できません。詰めるべきことが多くあります。難易度が高いのです。
ときどき、アッということもあります。普通に見ると、同じ作業に見えても、心理的なことなどから思わぬ影響を受けている場合があるのです。しかし、これが改善のきっかけになるのですから、やはり業務の仕組みは書いておいた方がよいでしょう。
２ 業務に「正解がない」ことの影響
成果の差に大きな違いがでるのは、業務に正解がないからだということになります。正解がないから、大雑把やいいかげんでいいのではなくて、最適化というべき状況に近づくように変更し続けることが必要なのです。これは大変なことだとお分かりになるでしょう。
業務マニュアルの場合、絶えざる改定が必要となります。改定に堪える形式で作る必要がありますし、それを行う仕組みを最初から想定して、マニュアルに組み込んでおかなくてはなりません。こうしたことは、最初から簡単にできるものではないということです。
まずは簡潔な説明ができるようにしなくてはなりません。そのとき、操作マニュアルを作ることがとても役立つのです。実際に作ってみれば、簡単に操作できるものでも、適切な説明をするのが、とても難しいことに気がつくことでしょう。
３ 操作マニュアルの作成をお勧めする理由
操作マニュアルをつくるには、操作をよく知る人がいなくてはなりません。自分がよくわかっている人なら、その人が作ることも可能ですし、操作の仕方がわからなくても、教えてくれる人がいたら、操作マニュアルを作ることは可能です。
このとき、適切な操作マニュアルを作ることは、簡単ではないと思っておくべきでしょう。操作マニュアルを作ることを甘く見ずに、本気で取り組むべきです。その結果として、価値のあるスキルが身につきます。的確な説明の仕方の練習になるのです。
わかっていることを、正確に簡潔に伝えることはとても大切なスキルになります。操作マニュアルを作ってみることによって、自分の弱点が見えてくるのです。操作マニュアルの作成過程で、こうした弱点を克服しやすいという点を強調しておきたいと思います。
