■業務マニュアルと操作マニュアルの違い:電子化と関連して

       

1 作成自体が重要なノウハウ

マニュアルが電子化されていくのは、自然の流れとも言えます。これはオフィスでの場合です。工場では、紙のマニュアルが今後も使われることでしょう。すべてのマニュアルが電子化されることは考えられません。とはいえ、電子化の流れは変わらないでしょう。

業務マニュアルにしても、操作マニュアルにしても、電子化される前提で作成しておけば、紙に印刷しても使いやすいものになります。作成者側は電子化を意識して作成しておいたほうがよいのです。作成方法に関して言えば、電子化で決まりでしょう。

電子化するマニュアルの作成の方が、いろいろ考えて工夫しなくてはならない点があって、高度なものと位置づけられます。あれやこれやの工夫を蓄積していくことは、組織にとっても大切なことです。作成方法自体が重要なノウハウになります。

      

2 図と文字から構成される操作マニュアル

電子化するときに、業務マニュアルと操作マニュアルで、どう違ってくるのでしょうか。例えば、電子化のスタイルを考える場合、図が入ってくるのかどうかで、大きく違いが出てきます。操作マニュアルでは図が重要です。図なしではマニュアルになりません。

図が入る場合、図と文字の両方で説明していくことになります。図と文字の関係をどうするか考えなくてはなりません。レイアウトが問題になります。それだけでなく色使いも工夫が必要です。こうしたスタイルをある程度決めておかなくてはなりません。

この点、業務マニュアルの場合、文字中心の構成になります。それほど図は登場しませんから、操作マニュアルのレイアウトと違ったことになるはずです。色使いの考慮も、それほど必要でなくなります。おもな問題は、文章とその構造をどうするかです。

      

3 知的財産と扱われる業務マニュアル

業務マニュアルの場合、知的財産というべきものと位置づけられます。操作マニュアルの場合、それほど問題になりません。特別高度な製品でない限り、操作の仕方を公開しても支障がないはずです。実際、操作マニュアルが公開されていることがよくあります。

業務マニュアルの事例をネットで見つけてくるのは、そんなに簡単ではありません。もし公開されていても、あまり参考にはならないでしょう。高度な業務に関するマニュアルが公開されることはないはずです。知的財産ですから、公開とはなじみません。

そうなると、知的財産を保護するためのルールが必要になります。電子化されたなら、コピーが容易になるでしょう。その対策が必要です。知的財産にふさわしい管理がなされなくてはなりません。こうした点は、操作マニュアルと大きな違いがあります。

      

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