■A4一枚の文書作成講座を終えて

 

1 つねに一定レベルの文書を作る能力

先週、A4一枚の文書を作成するための講座を行ってきました。内容のある文書を迅速に作るにはどうしたらよいのか、製造業の開発部門の方々とやり取りしながら、文書作成に成果の上がる方法を探ってきました。受講された方々のさらなる活躍を期待しています。

講義で解説を行い、その方法で要約を作り、課題作文を書いていただきました。コツはつかめたはずです。一回やり方が分かれば、繰り返すほどに安定的な成果を出していけます。方法さえわかれば、一定レベルまでは簡単に到達できます。問題はその先です。

文書作成は、つねに一定レベルの内容の文書が作れないといけません。それも迅速に作る能力を獲得する必要があります。方法がわかったら、何度も繰り返して楽々できるようになるまで続けるべきです。一度それなりのものができただけでは意味がありません。

 

2 自分たちの技術を知らせる必要性

さいわい日本の製造業は高い技術力を維持しています。いままで以上に、広い分野での協業が期待できるでしょう。そのためにも自社の活動を社会に広く知らせることが重要になっています。文書が注目されるのも当然でしょう。文書の重視は王道を行くものです。

製造業の人たちの場合、各々の人たちが実力をもちながら、高い技術を一般向けに説明できていないことがあります。かなりのギャップがあると言ってもよいでしょう。自社のHPの文章をあらためて見て、これでは損しているとお感じの方もいました。

高い水準の技術を簡潔に伝えることは至難の業です。しかし、どんな仕事をしているのか、すくなくともその概要を記述しておかなくては、正当な評価は得られません。説明しなくても分かる相手と取引しているだけではもったいないということです。

なぜ、いままで以上に自分たちの技術を知らしめようとする発想が出てきているのでしょうか。すでに成功事例がいくつか出ているためです。いままでかかわりのなかった業者から突然のお声掛けがあって、共存共栄の関係を築いている会社が出てきています。

 

3 読み書きで使われる同一の方法

技術開発に関わる方々が、仕事を続けていく過程で、読解力や文章力をつけるために特別な機会をもってきたわけではないでしょう。一定の訓練を継続して行うことなど、全くなかったと言ってよいのです。だから戸惑うことがあっても別に驚くことではありません。

ほとんど訓練をしたことがないという人たちは、A4一枚の文書からスタートするのがよいでしょう。A4一枚が書ければ、長い文書も書けるようになります。小さな文書の中にも構造があります。それが作れるようになったら、長い文書で応用できます。

読むことと書くことに使われる方法は、同じものです。読むことが書くことにつながります。書くことが読みのレベルを上げることにもなるのです。読むときに、どういう内容をどういう形式で書いているのか、構造についての意識を持つことが効果をあげます。

文書の全体構造がどうなっているのか、さらっと構成メモが作れるようになったら、書く方もかなりのレベルになっていると言えます。このレベルなら、記述の仕方が標準的かどうかもわかるはずです。文書作成の際に、そう苦労なく構成メモが作れるでしょう。

 

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