■ドキュメンテーションの原則:求められる3つの形式

 

1 マネジメントのサイクルで回るもの

先日、業界のリーダーの先生とお話させていただきました。開口一番、何かあるとPDCAを回すと言うのが、どうも気に入らないとおっしゃいました。以前、「PDCAに対する違和感」を書いたくらいですから、もちろん賛成です。

違和感を感じるのは、回すという表現がしっくり来ないという点でした。逆の言い方をすると、回しているものが違うということです。回しているものがあるから、回すと言いたくなるのでしょう。回ると言う以上、同類のものがやり取りされているはずです。

実際の状況を考えてみれば、思い当たるはずです。マネジメントのサイクルで回しているのは、情報でしょう。そして、情報は文書の形をとっているのが普通です。ビジネス文書をうまく回すことによって、ビジネスの上で必要な情報が回るようになります。

 

2 生産性と文書作成

日本のホワイトカラーの生産性が低いと指摘されることがあります。時間当たりで見ると、たしかにムダがあるように思います。もっと効果的に情報を回したらよいのに…と思うことがあります。最近、多くの組織で、文書作成に問題があると気づいています。

一番まずいのは、自分の思いつきを、そのまま何ら頭でまとめることなく書いてくる文章でしょう。しばしば、文章の体をなしていないと指摘されるものです。学生が訓練する前に書いてくる文章に近い感じがします。社会にでてから訓練をしていないのでしょう。

文書作成の練習をしなくては、なかなか書けるようになりません。社会に出て、仕事をするようになったときこそ、文書作成の練習が効果をあげます。できたら20代のうちに一定レベルまで達しておきたいものです。20代は一番伸びる時期だろうと思います。

 

3 ビジネス文書に欲しい3つの形式

それでは、何をどう書いたらよいのでしょうか。ここでは原則的なお話しかできません。ビジネスで情報をすばやく正確に回すためには、いくつかの形式を備えていることが必要です。以下の3つが主要なものになります。

(1) 実行できる内容を、検証できる形式で書くこと[ビジネス文書の書き方2]
(2) 作成者の価値判断(評価やコンセプト)がわかる形式で書くこと
(3) 内容の柱がどういう構造になっているのかわかる形式で書くこと

ドキュメンテーションというのは、「書類の作成、証拠・記録による裏づけ、情報の収集・記録」といった概念を表しているようです。ビジネスに絡めて言えば、情報の作成・マネジメントの裏づけ・検証のための記録…のために文書化することになります。

裏づけとなるデータが必要なのはもちろんです。しかし、十分な証拠がないことの方が普通かもしれません。あとから裏づけが取れることもありそうです。情報を回す過程で、データなどの裏づけを付加していける形式で書いておけば、効率的だということです。

 

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