■ビジネス・メールの書き方:3つのヒント

1 ビジネス・メールもビジネス文書の一つ

ビジネスにeメールは必要不可欠になっています。しかし、どう書いたらよいのか、よくわかりません。これが正しい書きかたです…という形式は、まだなさそうです。反省とともに、どう書いたらよいのか、考えてみたいと思います。

ここでの想定は、一般のビジネス人です。きわめてお忙しい方のメールは、「了解」のように一言だけのメールが多くなりそうです。逆に、こうした多忙な人むけに、どう書いたらよいのでしょうか。あるいは同僚へのメールをどう書きましょうか。

まず、前提を確認しておきましょう。ビジネス・メールは、ビジネス文書の一つだということです。したがって、ビジネス文書に共通した基準が求められます。ビジネス文書は、スピードと内容によって評価されます。そのとき、必要な条件が簡潔・的確です。

とくにビジネス・メールの場合、スピードと内容が問われます。スピードというとき、メールを書く時間のスピードと、そのメールを読む時間のスピードが、両方とも求められます。読み書きのスピードを重視するなら、短いメールが有利になります。

ただ、そのとき内容不足があったら困りますので、短いほどよいとは言えません。これを超えたらリスクが大きくなる、という長さがありそうです。だいたいの目安として、メールソフトの一画面を余り超えない行数ということになりそうです。

具体的には、だいたい本文が20行以下と考えればよいと思います。ただ、ずらずら書くとわかりにくくなりますから、文の途中でも切りのよいところで改行し、段落が変わったら、一字下げをする代わりに、一行空白行をいれることになります。

 

2 読みやすさの工夫

はじめに宛名を書きます。一行空けて、そこから本文になります。自分の名前は、宛名の次の行に書くか、文の最後が一般的です。本文20行程度のメールなら、どちらでも変わりません。長くなる場合、最初に自分の名前を入れておいたほうがよさそうです。

本文には、多めの段落をつけて読みやすくする工夫が必要です。目安は5行以下といったところでしょう。大切なことを1行であらわして、段落をつけてしまうことも効果があります。段落は、空白行を挿入することによってあらわします。

本文のはじめから、いきなり用件を書く場合もあると思います。ただ、新しい用件のメールを送るときには、最初にひと言加えたほうがよいでしょう。そのとき、思いつくことがあったら、それをつけくわえましょう。

その都度、工夫する必要はありません。とくに思い浮かばなかったら、「お世話になっております」…などが使われます。これで十分です。組織ごとに違いがあり、つけなくてはいけないとまでは言えません。ただ、短い挨拶をつけておいたほうが無難です。

メールの場合、プリントすることは想定されていませんので、画面上で読みやすく書くことが大切です。改行を工夫すると、ずいぶん見やすくなります。前提(いつ・どこで・どんな場合)にあたる部分が長くなったら、改行してしまうのも手です。

たとえば、「本日14時ころ、説明会の件でお電話しましたが」とあったら、そこで改行してよいと思います。以上のような工夫は、読みやすさを考えてのものです。同じ内容でも、伝わり方が変わってきます。

 

3 内容の提示の仕方

大切なことは、スピードと内容です。内容そのものは、多種多様ですが、同じ内容を早く処理できるようにすることが大切になります。そのとき、相手の方の対応の仕方を想定しておかなくてはなりません。

相手の方に、詳しく状況を聞かなくてはわからないこともあります。その時々で状況は違いますから、例外はあります。ただ、原則として、相手がなるべく「YES」「NO」で答えられる形式で、あるいは、シンプルに答えられる形式で書くべきです。

たとえば、相手の意向がよくわからない場合、よくわからないので教えてください、という形式で書くのは好ましくありません。自分の認識を書いて、正しいかどうか確認する形式のほうが効率的です。こう思うのですが、いかがでしょうか…と書くということです。

もう一つは、添付を上手に使うことです。本文に書いたものは、その後、使いにくくなります。受信側が必要部分を文書にコピー&ペーストしてファイルにしておくのなら別ですが、何もしない場合、検索をかけても、必要な事項は、なかなか見つかりません。

叩き台であっても、簡単な報告であっても、添付書類にしておけば利用しやすくなります。不要なら放置して終わりです。必要なら保存がすぐ出来ますし、あとで探すにしても添付になっていれば、見つけやすくなります。あとで修正することも容易です。

以上、ビジネス・メールを書くときのヒントとして、3つがあげられます。

(1) 画面でも読みやすいように本文を20行以下にして、改行・空白行を工夫すること。
(2) 相手が「YES」「NO」のように、シンプルに答えられる形式の記述にすること。
(3) 利用すべき内容を含むものは、文書にして添付すること。

 

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