■マニュアルの電子化と今後について：動画とチャットボット

１　電子化を前提にマニュアルを作成

マニュアルの電子化と動画活用の講義を行ってきました。積極的なご参加に感謝しています。マニュアル作成では、みなさん苦労している様子です。マニュアルを作るのは、簡単なことではありません。いいモノを作ろうとするなら、苦労する覚悟が必要です。

もはや電子化を前提にしてマニュアルを作る必要があります。しかしそのことによって、紙のマニュアルを使わなくなるということにはなりません。電子画を前提とした文書を作っておいて、紙で利用することは、今後も行われるはずです。問題は作成にあります。

電子化して画面で見るマニュアルを作る方が、紙に印刷して使うだけを前提に作成するよりも、要求が高いのです。よほど使いやすい形式にしておかないと、画面ではみてもらえません。一方、電子化を前提に作成した文書は、印刷しても使い勝手が良いのです。

２　動画マニュアルは主流にならない

マニュアルの文書を紙に印刷して利用する場合でも、電子化を想定して作ったほうが良いということになります。だから今後、マニュアルを作成しようとしたら、電子化を前提にして作成することが標準になるということです。さらに動画の問題があります。

動画を使ったマニュアル作成について、もう10年以上前に、何度となくお話がありました。紙から電子端末で見るマニュアルへと変化し、その次は動画になるのだというお話だったと思います。しかし実際には、動画マニュアルが主流にはなりませんでした。

マニュアルというものは、それを見て、実践できなくては困ります。きっちり確認して、理解した上での実践になりますので、動画のように流れるものだけでは、不安定です。動かないもののほうが、確認には向いています。今後も利用は限定的でしょう。

３　チャットボット導入のチャンス到来

操作の様子を動画で見せることは、効果的な場合があります。あるいは、緊急事態に対応した時の映像も、教育的な効果が期待できるでしょう。しかし、そのままでは冗長すぎまず。編集して、効率的に見えるようにしなくてはなりません。手間のかかるものです。

動画の場合、作成の負担がありますから、費用対効果で考えないと、問題が生じます。動画の場合、効果の上がる領域が、思ったよりも少ないかもしれません。少なくとも、現時点で、効果を上げたというケースは、思いのほか少ないということです。

紙文書から電子化文書に代わり、その次は、動画ということにはならないでしょう。一方で今後、チャットボットの利用は増えるだろうと思います。生成AIの技術進歩のおかげもあって、導入コストが急低下してきました。導入のチャンスが広がっています。

チャットボットは、もはや技術的な問題はほとんどありません。読み込ませるデータの質が問われます。質の高いマニュアルが作成できるかどうかの問題になってきました。業務用でも操作用でも、マニュアル作成は、今後とも重要事項であり続けるでしょう。