■ＯＪＴのためのマニュアルとは

１　ビジネスの共通基盤

商習慣が形成されるときに、「どういうときにはどうすべきか」を記述した手引が作られたようです。標準的な仕組みがだんだん組み立てられていき、文書の整備がなされていきました。組織で行われることが、それに先立って社会で行われていたということです。

契約を文書に残すように、記述して両者が確認できる形式にしておくことによって、ルールの確認ができます。そのときのルールがある程度、標準化されているからこそ、両者は妥当だと思う内容を見出せる。共通基盤があることが、安定性をもたらしているのです。

社会の中の構成要素である組織と組織との関係は、共通基盤にもとづいて円滑な協調関係が形成されるということになります。これは組織内でも同様の原理が必要だと示唆するものです。共通基盤にもとづいた関係性の形成が必要だということになります。

２　人から人への継承のリスク

業務マニュアルがない場合でも、業務の標準的な仕組みがなくては、円滑な組織運営はできません。業務マニュアルがあるかどうかということは、形式的に見ると、マニュアルに記述されているかどうかということになります。さらに十分な記述があるかが問題です。

記述がない場合、現場での仕事が重視され、その場その場で指導がなされる環境が必要となります。かつての現場主義の職場では、マニュアルの必要性が認識されていませんでした。しかし決まった手続きや仕組みがあるからこそ、現場で仕事が覚えられるのです。

これは人から人への継承の形式を取ります。しかし、すべての人が効率よく継承させられるわけではありません。リスクがあります。実際に、どんな手続きや仕組みなのか、リーダーが確認しておかなくてはいけません。リーダーの義務と言ってよいでしょう。

３　実践のために必要なＯＪＴの標準化

業務マニュアルなしに、業務が円滑に運営されている場合、何らかの方法で業務を習得する仕組みがあるといえます。仕事をしながら仕事を覚えていく、そのための仕組みです。ご存知の通り、現場のトレーニングの仕組みはＯＪＴと言われます。

業務マニュアルがないのに、安定した業務品質を確保しているのは、ＯＪＴの仕組みが確立しているからです。こういう場合、ＯＪＴの仕組みが優れているということになります。当然ながら、教える側に、どう教えるかの仕組みがあるということです。

ＯＪＴの実践方法が確立された組織は、業務品質が高くなります。書かれた業務マニュアルだけでは、なかなか実践できません。業務マニュアルは、業務品質を上げるために必須の文書ですが、それを実践するためには、ＯＪＴの標準化が必要になります。

ＯＪＴの標準化したものを記述したものが、ＯＪＴマニュアルです。実践を通じて効果的な習得の方法を蓄積することは、組織にとって必要不可欠なことと言えるでしょう。しかし業務マニュアル以上に、いまだに少数の組織しか作成していないマニュアルです。