■業務マニュアル作成のために:概念の再定義

1 業務マニュアル作成の機運

最近、業務マニュアルを作成しようと思います…というお話を聞くようになってきました。よい傾向だと思います。ぜひ、完成させていただきたいと思います。まずは作ろうとしない限り出来ませんから、はじめることが大切です。成功を祈っています。

ここしばらく、業務マニュアルのない組織が多かったと思います。従来型の、標準化作業を記述した業務マニュアルでは、もはや現実の業務に対応できなくなっていました。そのため、業務マニュアルなしの組織が増えていました。

しかし、そろそろ待ったなしになってきました。業務を記述した文書がないことの不具合が大きくなってきています。業務改革をしようとしても、何を裏づけに行ったらよいのでしょうか。業務の把握をするには文書に記述した文書が必要です。

 

2 組織にふさわしい仕事

従来の業務マニュアルの場合、標準化作業を記述したものですから、付加価値があまりつかない業務でした。マニュアル・レイバーとかマニュアル・ワークというと、肉体労働と訳されます。頭を使わない仕事という感じでしょうか。

こんな無駄なことはありません。せっかく仕事をしてもらうのに、各人の頭脳を使わないというのはもったいないことです。大切なことは、組織としての秩序が守られること、仕事のベクトルが同じ方向を向いて、組織にふさわしい仕事をしてもらうことです。

個々の作業をどう行うべきか、詳細な規定は不要でしょう。OJTのほうが、しばしばすぐれています。大切なことは、組織ごとのルールがあることです。自分ルールで勝手に行ってもらっては困ります。仕事をするほうでも、好きにしてと言われても困ります。

 

3 マニュアル概念の再定義が必要

スポーツをするときに、競技ごとにルールがあります。これを守った上での試合になります。組織で仕事をする場合でも、業界ごとにあるルールとともに、その会社としてのルールが必要です。組織がそのルールを自覚していることが重要です[⇒ルールの基本]。

ルールを前提に、今度は作戦が作られます。企業の場合、戦略です。戦略にそった業務の仕方が決まってきます。組織が何を重視するかで仕事の仕方が変わります。同じ人であっても、環境が変わればエネルギーの総量が変わることになります。

よく出来た業務の枠組みなら、各人の能力が発揮されます。能力の発揮できる職場の方が居心地がよいでしょう。優秀な人が定着して、飛躍してくれるはずです。こうした成果を基準に業務の組み立てがなされるべきです。フィードバックが必要になります。

かつてのマニュアルとずいぶん機能が違ってきました。従来の業務マニュアルの概念を再定義しないといけなくなります。判断基準、意思決定の手順が重要になっていきます。また成果をもとに改訂していきますから、改定の仕組みがより重要になることでしょう。

 

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