■マニュアルの電子化について：作成が簡単でない理由

１　マニュアルの作成は電子化が標準

マニュアルを作成するときに、電子化することがもはや標準になったと言ってよいでしょう。紙のマニュアルは、まだ存在しますし、なくなるとは考えられません。紙のマニュアルのほうが良い点もあります。紙という存在感があって、加工もしやすいです。

しかし紙のマニュアルを作る場合でも、電子化を前提にして作っておいた方が良いと思います。紙のほうが便利なら、印刷すればよいのですが、その場合でも、電子化を前提にした文書を印刷して使うほうが、使いやすいマニュアルになるはずです。

電子化を前提としたマニュアルを作る方が、数段難しいということになります。マニュアルを電子化すると、紙で得られていた良さが消滅します。電子端末だと、文字をきちんと読む気になりません。眺めるようになりがちです。加工も難しいでしょう。

２　使いやすい電子化文書の作成

マニュアルを電子化するということは、作成者が、読みやすい形式に作らないといけなくなるということです。加工が出来ない代わりに、何か便利な機能が活かせるようにしないと、利用が不便になります。電子化する方が、厳しい条件にさらされるということです。

厳しい条件をクリアすれば、その文書は、印刷しても良さは消えません。マニュアルを電子化する前提で作ることが大切になる理由です。それでは、どうすれば電子化しても、読んでもらえるマニュアルになるのでしょうか。まずは画面に合わせた形式が必要です。

ページをまたいで書かれた文書は、紙でない限り、読みにくいでしょう。マニュアルの場合、ひとつの項目を電子端末の画面に入れ切れるように作ることが大切です。利用する端末を想定して、その大きさで、一単位を作ります。これがまずやるべきことです。

３　目標は項目名だけの検索で必要項目に到達

マニュアルは、通読するものではなくて、必要項目を探して、その項目だけを読めば、サヨナラされます。そういう文書ですから、項目を独立的に作成していくことが必要です。ということは、別々の項目に、重複する内容が入り込むことがあります。

項目は独立しているという点を意識しておくことが大切です。ひとつの項目だけでは用が足りるようにしないと、不便なマニュアルになってしまいます。一項目分の内容が、ある一定領域に、必要十分に記述されていたら、それは素晴らしいマニュアルです。

こうした内容を持った項目を列記していけば、水準を超えたマニュアルになります。当然ながら、その項目が見つからなくては困りますから、項目名は大切です。必要なキーワードを含んだものにしなくてはなりません。やや長めの項目名になることもあります。

項目名だけを検索して、必要項目に到達できるなら、それは非常に使いやすいマニュアルだと認められるでしょう。ひとつひとつ項目を積み上げていくことになります。丁寧に作っていけば、力がついてくるものです。そうすれば、さらなる工夫もできるでしょう。