■業務マニュアル作成講座を終えて：切実さの問題

１　テキストを全面改訂

先週末に業務マニュアル作成講座の講義をしてきました。参加者の方々に感謝しています。コロナ後、受講者の質がばらついていましたが、コロナ前の状況に戻ってきたようです。事前アンケートを見て、今回は講義テキストを実践的なものに全面改訂しました。

実際に作ろうとする人が多いかどうかは、質問に表れます。質問の数も、質問のレベルも業務マニュアルを作成するには十分なものでした。参加者の方には問題ありません。かなりの程度、講義の内容が伝わったのではないかと、質問の面からは感じます。

実際のところ、そうでなくては困る状況になってきました。業務の作り替え、効率化は待ったなしの問題です。コロナでボンヤリした感じになってしまいましたが、いい人材の確保はそう簡単にいきませんし、大勢の人を雇用していくのは難しくなっています。

２　業務を可視化して検証

効率的な業務を構築することが必要です。同じことをするにも、負担が少なくなるように業務を組み立てなくてはなりません。成果をあげなくては、あえて業務マニュアルを苦労して作る意味がないのです。成果の上がる業務マニュアルでなくては困ります。

単純作業の手順を記しただけでも、業務マニュアルには違いありませんし、これなら新人さんが仕事を覚えるために作成することもできるでしょう。しかし大きな成果は期待できません。だから業務の構築ということを、もう一度考えることが必要になります。

業務を記述することは、業務が可視化されること、「見える化」されるということです。記述して業務が見えるからこそ、検証可能になります。検証可能になった業務を、こうすれば良い、このほうが楽だという風に改定していく作業をしていくということです。

３　業務の標準化と改善

業務をどう作り上げていくのか、それを考えるためには、その業務の目的が問われることになります。普段行っている業務について、何のためかを考えることは、普通のことではないかもしれません。意識して目的を問わないと、見えてこないことでしょう。

何をしているかということと、何のためにしているかということが、対比されることが必要です。目的を達成するために、こうすれば良い、このほうが楽だということを考えるのは、目的達成のために一番効果的な方法はこれだと、標準化するということです。

業務マニュアルがない場合、業務マニュアルを作成することが、業務を標準化することになります。この標準を作る作業は苦労が多いものですが、改革に近い効果を上げるものです。業務が標準化できれば、その記述を基礎にして、さらに改善を進めていけます。

ビジネス環境が大きく変わることは確実です。業務マニュアルを作成することは、不可欠なことだと言えます。参加者を見る限り、そのつもりの組織が増えてきていることは確かなようです。チャンスかもしれません。組織にも大きな変化がやってくるでしょう。