■マニュアルの役割：業務マニュアル・操作マニュアル・ＯＪＴマニュアル

１　マニュアル作成方法の違い

思考の整理が大切だと、文書作成や文章を書くときに痛感することです。本日、操作マニュアル講座のテキストを提出しましたが、予定よりも大幅に遅れてしまいました。本来なら、昨日にできてもおかしくなかったものです。思考の整理に原因があります。

先月後半に業務マニュアル講座を行いました。講義の後、内容の検討をして、すでに修正をいくつかしたところです。その作業を完全に終える前に、操作マニュアルのテキストの構想を作っていました。何となく、これでうまくいくという感触があったのです。

しかし現実には、うまくいきません。同じマニュアル作成のことなので、関連が強くあります。頭の中が、知らないうちに両者の混在する状態になっていたようです。作成のアプローチには違いがありますので、最後になって、直しを入れることになりました。

２　業務マニュアルだけでは業務にならない時代

先日、業務マニュアルの講座を受講された中に、すぐにでもマニュアルを作らないといけないという方がいらして、当然、こういう方のお話は熱心なものですし、具体的です。業務マニュアルの作成をした場合の、現実的・具体的な職場のイメージが見えていました。

ある業務をするためには、業務システムが使えなくてはなりません。そのシステムがやや使い方が大変らしく、データの扱いもきちんと行う必要があったようです。その操作が上手くできないと、業務の遂行ができませんので、業務マニュアルだけでは解決しません。

デジタル化が進展していますから、システムの操作が業務に必須のものになっています。コロナの後、人が入れ替わったりすると、まったくこのシステムはなじみがなくてわからないという人がでてきます。この場合、わかりやすい操作マニュアルが必要です。

３　効果的なＯＪＴが必要

操作には、こうしないとうまく機能が使えないという決まりがあります。いわば、操作の正解があって、それを習得することが必要です。いかにわかりやすく行えるようにするかが問題になります。そのための説明の仕方が問われるのが操作マニュアルです。

一方、業務にはこうするのが正解というものが、明確にありません。当面、こうするのが良いとか、今の条件ならば、これだということになります。コロコロ変更がありすぎては困りますが、つねに改善したり改革する必要のあるものです。これが前提になります。

業務マニュアルの場合、その時点での標準を示すものです。改善をしていくための叩き台になっています。それも人間が行うものですから、論理的な発想や、効率ばかりでは上手くいきません。細かく規定すればするほど、トラブルのリスクが増えてきます。

システムの操作を前提に業務が組まれているのは、普通ですし、当然のことです。うまく実践につなげるためには、効果的なＯＪＴの実施が必要となるでしょう。もう一度、それぞれの役割と効果的な組み合わせを考えないといけないと思いました。