■業務マニュアル作成をめぐって：コロナ後の業務の変化

１　マニュアル作成と組織の取り組み

5月21日に業務マニュアル作成講座があります。昨日テキストを送って、いま担当者のチェック中です。タイプミスや、数字や文字、言い回しのおかしな点を確認してくださっています。こういう段階なので、今回の講義内容は、ほぼ決まったことになります。

業務マニュアルを作成し、それを定着させるためには、組織的な取り組みが必要です。そうした環境が少しずつ変わってきていると思います。一部の組織でのことですが、若い人たちに業務マニュアルの作成を担当させる事例がいくつか出てきました。

業務マニュアルを作成することは、マネジメントの理解にもつながりますし、リーダー養成にもなります。若い実力のある人たちが担当するのは良いことです。講義に参加する人たちも、コロナ騒動の頃とは様子が違ってきました。期待しているところです。

２　業務が変わる時期にある組織

今から振り返ると、逆に以前の状況が見えて来ることがあります。コロナ前に、どきどき部長クラスの方々が講義の受講をされることがありました。当時は、オンラインでの参加者はいませんでしたから、会場での様子も見えますし、お話も聞けます。

そのとき、自分が業務マニュアルを作って、会社の仕事の基礎を固めておいて、それを引き継がせたいといったお話がいくつかありました。世代が変わる時期にある組織だったのでしょう。IT部門の方々の場合、そろそろ世代交代を…と意識していたはずです。

その後、コロナ禍で講義が延期になったり、Webだけの参加の講義になっていましたから、様子が見えずにいましたが、それが一昨年からハイブリッド講座になりました。様子が変わってきたのが見えたので、昨年から、事前のアンケートをお願いしています。

３　業務マニュアルの作成が不可欠

一昨年と昨年では、参加者の様子がずいぶん違ってきていました。昨年受講した方の中に、実際にマニュアルを作成しなくてはいけないという人が何人かいたのです。コロナ騒動が落ち着いたので、マニュアルを作る必要性が高まったのでしょう。

昨年と今年では、それほど変わりがないだろうと思っていましたが、事前のアンケートを見る限り、かなり様子が違います。明らかに業務マニュアルを作ることを想定に入れていると思われるコメントがほとんどになってきました。これは大きな変化かもしれません。

作った経験がなくても、作らなくてはいけないという意識があるなら、講義の聞き方が変わってきます。何でもよいから、作成するための足がかりを得よう、ヒントを得ようとするはずです。作り出せなくては意味がありません。そんな前提でテキストを作りました。

実際の講義で確認してみないとまだわかりませんが、組織の状況が変わってきているように思います。実際の業務が変わり、今後この業務の状況を基に、改善を続けていくということになるのかもしれません。そうであるなら業務マニュアル作成は不可欠になります。