■マニュアルの電子化と動画活用

１　マニュアルの基礎＋電子化＋動画

めずらしい講座があります。マニュアルの電子化と動画活用講座です。企画を立てる人がレジェンドとも言われる知る人ぞ知る人ですので、ただのマニュアル講座に工夫をしてくださいました。様々な切り口が可能になる講座であるといえます。

マニュアルの基礎の話をするとともに、電子化文書についての基本を論じ、さらに動画について考えていこうという講座です。毎回、受講される方々の要望も違うため、事前のアンケートを実施して、それに合わせたテキストを作って講義をすることになります。

11月７日に実施されるので、30日がテキスト提出の締め切りです。まだ完成してなくて、いま、ひと休みしています。まだ申し込み可能ですので、もしご興味ある方は、どうぞいらしてください。受講者の質問に答えながら、講義を進めていきます。

２　紙文書と電子化文書

いまやマニュアルのほとんどは、電子化された文書になっています。しかしすべてが電子化文書になるわけではありません。実際、工場やコールセンターなどでは、紙のマニュアルが使われています。その方が便利だからです。紙のよさは消えません。

自分用に加工がしやすい点は、紙のマニュアルの大いなる優位点だと言えます。紙のマニュアルの場合、各自が書き込みをすることによって、いま一歩だった出来のマニュアルでも、利用者が補正をして使いやすくすることも可能です。

しかし紙のマニュアルは、改訂に手間がかかる点に難点があるといってよいでしょう。つぎつぎ業務の変更が起こりますし、製品のバージョンアップに伴う操作方法の変更もありえます。改定を容易にできる電子化文書は、変化の大きな時代には優位です。

３　電子化が標準的だと言える理由

マニュアルを作るときに、紙で作ろうが、電子化しようが、作成の原則は変わらないという考えがあります。その通りともいえますが、どこまでを原則というかが問題です。電子化を前提にした場合、必要項目へのアクセスが大きな問題になります。

紙のマニュアルならば、感覚的にこのあたりだという使い方もできますし、よく使う項目に目印をつける方法も可能でしょう。しかし電子化されたものの場合、物体がありませんから、必要項目を見出すのに、それなりの操作が必要になります。

電子化された文書の場合、検索が可能ですので、これを最大限に生かすことが大切です。最小限の検索で必要項目に到達するために、どんな工夫が必要になるのか、考えなくてはなりません。そうなるとマニュアルの構成の仕方から考えることになります。

電子化文書を快適に使えるように作ろうとすると、意外に難しいことに気がつくはずです。実際に、紙の文書に比べると難易度は高いと言えます。逆に、よくできた電子化文書なら紙に印刷しても使いやすいのです。電子化を意識して作るのが標準的といえます。