１ 改定が不可欠
業務マニュアルというのは、業務があって、それを基礎に記述するのが一般的です。まだ仕事をしていない場合には、こうすればいいねという業務のあり方を書いていくことになります。当然、想定していないことがおきますから、改定が必要です。
今ある業務をそのまま記述しようとすると、あまり効率的でないところが目についてきます。現在の業務を記述するということは、現状の仕事の仕組みのまずさを感じ取る作業にもなります。いま完璧な仕事をしていますなどという組織などありません。
それだけでなくて、全員が全く同じ仕事の仕方をしていませんから、どこまでを記述するのかという記述の度合いも問題になります。また、どういう記述の仕方をとるかによって、記述の分量が変わってくることも、作成してみれば身に染みることでしょう。
２ 業務の「見える化」作業
業務マニュアルがなくても業務の姿が描けれいるのならば、実質的な業務の仕組みがあると言えます。それを記述すれば業務マニュアルになることは確かです。ところが、記述することによって、業務の仕組みが見えてきます。いわゆる「見える化」です。
見えてくれば、おかしいのに気づきます。これが業務マニュアルを作成することの効果というべきものです。そうなると、業務マニュアルがよいモノかどうかも、簡単に判定できるということになります。業務マニュアルが成功していれば、成果が上がるのです。
業務マニュアルを作ろうとして、記述することによって、業務が見えてくるようになります。そうすると、おかしな点に気がついて、そこを直して、実践してみるのです。しかし思ったように行かないのがふつうですから、記述を改訂していかなくてはなりません。
３ シンプル化の意識
業務マニュアルの価値は、標準化した仕組みにあります。内容が実践しやすい形になっていれば、成果が上がります。したがって業務マニュアルの評価をする場合、そのマニュアルを使ったら成果が上がったとなれば、よいマニュアルだということです。
そこから当然のように出てくることがあります。人は、マニュアル通りに行動するのが苦手です。そんなに簡単に決まりを守れません。限度があるのです。シンプルな仕組みでなかったら、成果が上がらないのです。シンプルな記述にする必要があります。
マニュアルは薄くなくてはいけないということです。意識しなくては、シンプルな仕組みになりません。シンプル化の意識なく改善をしていくと、だんだんマニュアルは厚くなります。それではいけません。シンプルにする作業が不可欠だということです。
