■業務マニュアルを見たことがないという人への答え:「実質的意味の業務マニュアル」

      

1 他社の業務マニュアル

業務マニュアルは組織のノウハウが詰まった知的財産でもありますから、簡単に公開などしません。転職の際に、そのデータを持ち出したら、法的にも問題になるはずです。そうだとすると、他社の業務マニュアルにお目にかかる機会は、まずないことになります。

業務マニュアルを作成する会社の担当者から、会社の業務マニュアルが使えないと言われていて新たに作成することになったというお話がありました。このときのやりとりの中でその人は、何かいい参考例はないかと思うけれども、会社にはないというのです。

それで、参考になるマニュアルをどうやって入手したらいいのかと聞かれました。他社のいいマニュアルを見せてもらえるのなら、それはラッキーですが、そういう機会はないと思っておいた方がいいでしょう。しかし、それでも困らないのです。

     

2 「業」とは反復するもの

業務というのは、業のためにしなくてはならないことです。業務マニュアルというのは、業務を円滑に進めるための指針となる文書と言えるでしょう。そうなると、一番根本にあるのは、「業」ということになります。「業」は一度でなくて反復するものです。

すでに業績をあげている会社にいる以上、仕事が回っている状態にあります。全く同じではありませんが、仕事ができるという状況ですから、反復して行っている仕組みができているということです。したがって、その仕組みが実在しているということになります。

実務に従事している人は、仕組みを実践できるだけの知識がなくては仕事などできません。すでに仕組みが作られていて、それが実践されていて、それを伝えることもできるのです。こういう組織に業務マニュアルはないのではなくて、あるというべきでしょう。

    

3 記述の仕方が問題

相手が優秀な方でしたので、以上のようなお話をしてみたのです。すでにありますよねと
いうと、少し戸惑った様子でした。それで「イギリスに憲法はありますか?」と聞いたのです。「ないです」というお答えでした。たしかに憲法典はありません。

形式的な意味での憲法は、イギリスにはないでしょう。憲法典はないのです。しかし国が成立している以上、実質的な意味の憲法はあります。マグナ・カルタ、権利章典など歴史的な文書に加えて、判例もありますから、それらが実質的な意味の憲法を支えています。

組織に業務マニュアルという文書がなくても、業務の仕組みはあるのです。それが実質的な意味での業務マニュアルにあたります。普段の仕事の仕組みが業務マニュアルの内容です。文書に書くべき内容はすでにあります。だから記述の仕方が問題になるのです。

      

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