１ 標準化とは客観化
どんなにすばらしいソフトウェアやシステムを導入しても、その前提となる業務の標準化がなされていなかったら、成果は上がりません。標準化するためには、どうしたらよいのでしょうか。業務を客観化すればいいのです。ずいぶん話は簡単なものでしょう。
しかし、実際にやってみると、どうやって客観化すればよいのか、困惑するはずです。そのあたりから、なかなか面倒なことだと気がつきます。では難しい作業なのでしょうか。そんなことはありません。客観化の方法を学んでいないだけなのです。
たいていの組織では、業務の標準化をしていません。そして多くのリーダーが、標準化しても収益が上がるわけじゃないからとおっしゃいます。もちろん、これは間違いです。ほぼ例外なく、確実にと言っていいほど、効率化が進みますから、収益は拡大します。
２ 客観化の条件
客観化の方法は、どんな風にすればいいのでしょうか。まず業務がどんなものであるかを考えてみると、わかると思います。まず業務を実行するには、実行の方法がわからなくてはなりません。さらに実行の行き先がわかっていないと困ります。計画が必要です。
計画を立てて、行き先を定めておくということは、目標を立てて、そこに到達するということです。目標管理が出来るようになっていなくてはならないということになります。また業務を管理するためには、成果を計れるようにしておく必要があるということです。
実行し、その結果を測定できるようにしておくこと、そして測定した結果を、目標と比較することによって、目標が管理できるといえるでしょう。目標管理とは、計画に基づいて実行し、成果を測定し、それを目標と比較して、業務を見直していくことになります。
３ 記述することを原則とする
業務を標準化するとき、どの程度の成果を期待するかによって、業務の方法が変わってきます。当該プロセスでは、どのくらいの水準が必要かを考えて、それを達成するための客観的な手順と方法を示す必要があります。キモになるのは、期待する成果です。
成果の程度が客観的に決まるなら、その水準をクリアする方法はわかるはずです。おもに品質・コスト・納期が問われます。これらをどうすればクリアできるのか、それが方法です。方法が見えてくれば、具体的に実施に必要な準備と手順が決まってきます。
実際に、自分が関わっているごく一部の業務について、以上の条件を考えながら、まとめてみると、標準化というものがわかるはずです。そして、記述が不可欠であることに気がつきます。不可欠でなくても、記述することが好ましいという言い方でもかまいません。
契約が書面で行われるのを原則とするように、業務の記述が標準化の原則と言えます。記述が出来ていれば、そこから、不備を見出すことはわりあい容易です。実際に、記述に沿って実施してみれば、不備があればとたんに気がつきます。以上が一番の基礎作業です。
