【その１： １～３…はこちら】
【その２： ４～６…はこちら】
【その３： ７～９…はこちら】
10 ビジネス文書の基礎
ビジネス文書で基礎になるのは、簡潔で的確な記述です。これがビジネス人の身につけるべき基礎の一つになります。しかし十分に身についているとは言えません。本来、学校で教育すべきことですが、その教育がなされていませんから、仕方のない面があります。
なかには論文を書くのに苦労する過程で、文書の記述の仕方を身につけたり、自分なりの訓練で、きちんとした文書が作れる人がいるはずです。しかし多数派ではないでしょう。こうした点から、文書の作成の訓練はビジネス人の不可欠な項目になっています。
どういう方法で、訓練をしていくべきか、考える必要が出てくるでしょう。また組織の側でも、何らかの教育研修が必要になるかもしれません。ここまでは基礎ですから、身につけないと困ります。幸いなことに、その気になれば、ここまでは何とかなるものです。
11 ２種類のビジネス文書
問題なのは、リーダーのための文書作成に関しての方です。ビジネス文書の性格からして、リーダーの場合、内容が違ってきます。もっと高度な内容が求められます。リーダーの作成する文書の中には、組織を代表する立場からのものが入ってきます。
組織の人間は、２つの立場を使い分けなくてはなりません。一つは組織の一員としての個人の立場であり、もう一つは、組織を代表する立場です。新入社員であっても、対外的には弊社はという言い方をするでしょう。組織を代表する言い方が必要だからです。
ビジネス文書の場合も、２種類に大別されます。報告書のように個人から組織に向けての文書と、指示書や業務マニュアルなどの組織からの文書の二種類です。組織からの文書の作成を担うのは主にリーダーですから、文書作成能力が問われることになります。
12 リーダーの文書作成能力
リーダーには、業務を管理する責任があります。現在行っている業務のあり方で問題ないのか、それを判断しなくてはなりません。より良い業務の仕組みに変えていくことを、つねに考えていく必要があります。マネジメントの理解が前提になるのは当然でしょう。
こうしたリーダーの仕事のあり方が、そのまま文書に反映することになります。文書内容が、組織の全体を見たうえでのものになっていなくてはなりません。この点が問題になっているのです。役員やリーダーである当事者から、何度か問題点を聞いてきました。
確かに簡単なことではありません。しかしやるべきことは、シンプルです。まず簡潔で、的確な文書が書けるようにすることが必要でしょう。さらにマネジメントの理解が必要ですから、そのための訓練が求められます。ケーススタディーも必要でしょう。
リーダーのあり方によって、業績が大きく変わることは言うまでもありません。当事者がそのことを痛感しているからこそ、文書の話が出てきます。文書は形に残って、あとで見返すこともできますから、ごまかしがききません。実力が出てしまうことになります。
