１ 基本となる業務の理解
業務フローを書くには、業務を理解しなくてはなりません。そのため「業務とは何か」という点を明確にしておく必要があります。まず第一に業務とは、人間の仕事であるということでした。業務システムが行うものは機械的な処理ですから、業務ではありません。
業務フローは、当事者となる組織の視点で記述するものですから、業務フローに書く「業務」とは、自社の業務ということになります。自社の人間でない人・組織が行うことは、それ自体が業務であっても、業務フローに書くべき「業務」の対象にはなりません。
業務の基本的な概念を理解することによって、業務フローが書けるようになります。たとえばフローのの項目に「契約締結」とあったら、自社が当事者ということ、「契約書類の作成」という項目があったら、それは自社の人間が記述するという意味になります。
業務フローがよくできないという場合、基本となる業務の概念の理解が明確になっていないための失敗例がほとんどです。システムの処理を業務という扱いにしたり、他者が行っていることを業務フローに組み込んでしまっているケースがしばしば見られます。
２ 全体のフローと部分のフロー
業務フローを書くとき、業務の全体像を意識することが不可欠です。全体の業務をあらわすシンプルな業務の流れを頭に入れておくべきでしょう。全体が一目で見えるくらい、業務の粒が大きいフローを作ると、そこからビジネスモデルが浮かび上がってきます。
業務フローを作る場合、業務の全体像を示すシンプルなフローで確認してから、部分の業務を示す詳しい業務フローを作るのが効果的です。大きな業務を見てから、それを分解して粒度を小さくした業務のフローを作ります。この順番なら、追い風が吹くでしょう。
私たちが業務フローという場合、仕事の個別・具体的な手順が見えるものを思い浮かべるはずです。実際それが標準的に使われる業務フローであるのもたしかでしょう。しかし、いきなりその粒度で業務フローを作るのは無謀というべきです。全体が見えません。
「標準的」な業務フローで業務の全体像を示そうとすると、膨大なステップ数になります。事実上、その粒度で業務の全体を一目で見せることは困難です。全体を把握しないまま、その一部を切り取ったフローを作ることになりますから、好ましくありません。
３ 業務を見る道具としての業務フロー
業務フローについて、その基本的な考え方をまとめておきましょう。まず「業務」とは、(1)人間の行うことであり、(2)自社の行う業務のことである…といえます。そして業務フローは、自社の視点にそって作らなくてはなりません。この視点が原則になります。
業務フローを作る場合、業務の全体が見えるシンプルなフローをまず作ってから、個別・具体的な業務フローに取りかかるのが好ましい手順といえそうです。業務の全体的な姿を把握していることは、ビジネスモデル自体の把握にもつながります。
こうして作った業務フローが完成品であることなど、まずありません。現状を表す業務フローには、現状の仕事の問題点が反映されています。ここからは業務の見直しの段階というべきでしょう。業務フローは業務の見直しの際にも、最重要な道具になるのです。
