■業務フローの威力

 

1 業務フロー作成の目的

少し前に業務フローをお作りになった方から、これでどうでしょうかと相談を受けました。何の目的のために業務フローを作ったのかお聞きしたところ、業務マニュアルを作ろうかと思って…ということでした。

別の会社でも、新しい業務を定着させるために、業務マニュアルが必要になったとのことでした。それで業務フローを作りだしています。どうして業務マニュアルを作るときに、業務フローから作り出すのでしょうか。なんとなく習慣でそうしているのでしょうか。

たぶんお二人とも、お分かりのはずです。業務の全体像を把握するため…なのでしょう。しかし、お二人の作った業務フローが、この目的に適ったものになっているのか、いささか気になりました。気をつけるべき点があります。

 

2 業務フローは簡潔を旨とすべし

これらの業務フローには、詳細な業務の手順が盛り込まれています。その会社の業務のことがよくわからない私には、業務フローを追っていくうちに、だんだん全体像がわからなくなって来ました。作成者が不安になったのも、この点だったようです。

業務フローは簡潔でなくては役に立ちません。業務の流れをわかりやすくするためには、業務フローに入れ込む情報を絞らないといけません。詳細な作業手順の入った業務フローを見ても、業務の重要ポイントがどこにあるのか、わかってきません。

業務マニュアルを作る領域は、ポイントとなる業務を中心とすべきです。全ての業務をマニュアル化して文書に残す必要はありません。ここを押さえておけば、業務がうまくまわるというポイントの発見のために、業務フローを利用することになります。

 

3 新しい業務での使用法

業務フローで扱う範囲は、業務マニュアルを作る範囲よりも広くなるのが普通です。安定した業務の場合なら、この範囲で業務マニュアルを作るのがよいと判断できるでしょう。しかし新しい業務の場合、まだ仕組みが不安定で、業務プロセスの整理が不十分です。

新しい業務の場合、全体の仕組みや業務を整理していく過程が、そのまま業務の変革につながります。業務フローで広い範囲の業務を見ながら、無理や無駄の排除、あるいは効率化が可能なプロセスを見直していきます。まさにBPRを行うことになります。

業務の目的を明確にし、業務の仕組みを整備することによって、新しい業務が構築されていきます。これを定着するために業務マニュアルが必要です。業務フローを見ながら、どの範囲の業務マニュアルを作るのが効果的か…を作成者が考えることになります。

 

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