■ビジネス文書の基本:言いたいことを持っているか

 

1 求められる形式

ビジネス文書の場合、独立したコミュニケーションの道具になっていることが求められます。文書でやり取りする内容を口頭で直接確認する…ということは、原則としてできません。文書のみでやり取りができる形式を持っている必要があります。

口頭でのやり取りを確認するために、議事録を作る場合でも、内容の確認を文書でするはずです。直接会って議論をするなら、その場で確認・修正が容易にできますが、文書では、その都度の内容確認は簡単にはいきません。

以上の前提から、私たちがビジネス文を書くときに、誤解なく伝わる形式で記述されているかが問題になります。一般的に専門的な内容になるほど、伝わらない人が増えてくるはずです。したがって、伝えるべき範囲を意識することが重要なポイントになります。

 

2 誰に書くかを意識する

私たちは、文書を書くときに、「誰に」「何を」「どういう形式で伝えるか」を考えることが求められます。専門的な内容であっても、伝えるべき相手が専門家ならば、正確に伝わることが期待できるでしょう。

優先すべきなのは、誰に書くかを意識することです。読んでもらう人を想定してから、書く内容を決めていきます。読み手を意識することによって、書く内容が規定されます。その結果、その人たちにとって大切なことを書くということになります。

内容を選択したあと今度は、どういう形式で書いたら良いか…ということが問題になります。同じ内容でも、伝え方の形式によって、相手に届く度合いがおおきく違ってくるはずです。ビジネス文の場合、簡潔・的確というのが基本形式だと言ってよいでしょう。

 

3 「言いたいこと」が伝わるか

明治18年(1885年)、ドイツ参謀本部のメッケル少佐が日本に招聘されたとき、メッケルは、「軍隊のやりとりの文章は簡潔で的確でなければならない」と言ったそうです。ビジネス文の基本形式も、簡潔・的確だと言うべきでしょう。

ただ、ここで問題になるのは、何に対して「的確」なのかということです。この点を忘れがちです。「文の作成者が言いたいこと」を、「的確に表現しているか」ということでしょう。その表現形式が「簡潔」であるならば、言いたいことが伝わるということです。

ビジネス文書の基本となるのは、文の作成者の「言いたいこと」を簡潔・的確に伝えることだと言えます。したがって、ビジネス文は、自分の言いたいことを持っている人たちが書くものだ…ということになりそうです。

 

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