■図解のレトリック:図表作成の3つのポイント

 

1 よい図表の3条件

ビジネス文書の場合、文章で記述するのが原則です。しかし、文字で表すよりも、図表で示すほうがわかりやすい場合もあります。図表をどう作成したらよいのか、意外に戸惑っている人が多いようです。

プロの作った図を見て、真似してみたくなる人もいると思います。講義でも、こういう図を作るには、どうしたらよいのか教えて欲しいという方がいらっしゃいました。プロが時間をかけて作った図ですから、ビジネスで作る図とは違います。

プロが時間をかけて作るセンスのよい図と、ビジネス人が作る図は、目的が違います。ビジネス文書に載せる図を作るのに、あまり時間をかけてはいられません。図は、特定の目的に絞ったものになりますから、なるべくシンプルな図表がよいということになります。

ビジネス文書に載せる図表の場合、ぱっと見てわかるものがよい図表です。(1)強調ポイントが明確で、(2)あいまいさがなく、(3)図を見る視点の流れが自然なもの、これがよい図表の3条件です。

 

2 前提となるセンス:この図は必要かどうか

実際のビジネス文書においては、いまあげた図表の3つの必要条件をクリアする前に、確認しておかなくてはならないことがあります。その図表が必要かどうか、という点です。何となく図にして載せている例が多いのです。

少し前、業務マニュアルを見て欲しいと言われて、内容の確認をしたことがあります。何年も改定されていない業務マニュアルでした。構成に大きな問題がありましたから、作り直しが必要なものでした。そのとき、図表があまりに多いのに違和感をもちました。

その中に目立つ図がありました。内容をまとめた図のようです。いらない図だと思いました。明確な文章で記述しておけば、内容のまとめを図にする必要はありません。掲載された図の場合、その図だけでは情報不足ですから、何のためなのかわかりません。

なぜ、この図が掲載されたのかお聞きしたところ、担当者がプレゼンをしたときに作った図で、本人が載せたいというので採用になったとのこと。かなり大きな会社ですから、驚きました。これでは困ります。不要な図をいかに排除するか、が大切なことです。

図解にはセンスが求められます。この図は必要であるのか、目的達成に効果的か、これらをすぐ判断できることが大切です。色のセンスももちろん大切ですが、それ以前に、ビジネス文書の作成では、この図が必要かどうかがわからなくては、どうにもなりません。

 

3 図表作成の3つのポイント

私達は、図解のレトリックというべきものを身につける必要があります。図にするのにふさわしい内容かどうかを判断して、図の強みを生かすことが求められます。では、「よい図表の3条件」をクリアするために、どうしたらよいでしょうか。

第1に、図表で強調すべき点を明確にすることです。具体的には、適切な題名をつけること、不要な情報を排除して、ポイントを浮かび上がらせることが必要です。これは、作図のテクニックの習得よりも、要約力に依存します。

第2に、あいまいさの排除のために、定量化されている材料を使うことです。きれいな色や形の図を見ると、何となくイメージが浮かんできて、何となくわかった気になります。ビジネスでは、これが危険です。明確性が重要です。

第3に、見る人の視点移動を意識して図を作ることです。視点は、上から下向き、あるいは左から右へと動くのが一般的です。その流れで図を見て違和感のない作り方をすべきです。さっと見て、理解するためには、方向、流れが大切になります。

シンプルな図のほうが理解しやすいのは当然です。ビジネス文書で図解に使う道具は、そんなにたくさん必要とされません。四角や矢印など、あたりまえの道具を使えば十分です。その方が汎用性があり、センスが磨かれます。

内容を要約して示すこと、定量化された材料を使うこと、視点移動に心を配ること、これが図解の基礎になります。さまざまなテクニックを覚える前に、これらを意識して図表を作って見たらいかがでしょうか。継続すれば図解のセンスが磨かれるはずです。

 

 

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