■マニュアル電子化の際の注意点

1. スクロールとクリック数を減らす

業務マニュアルにしても、操作マニュアルにしても、電子化が進んでいます。電子化をすすめるときに、気をつけるべき点がいくつかあります。

まず、マニュアルを一単位にまとめることが大切になります。一単位を決めるというのは、領域を設定するということです。画面で見るという前提の場合、画面の大きさを想定して、スクロールなしに見やすい領域にまとめることが大切になります。

一単位がスクロールなしに読めない場合、非常に不利になります。スクロールをすると、その一単位の、どのへんを読んでいるのかがわかりにくくなります。マニュアルの場合、必要に応じて何度か読むものですので、特に気をつけないといけません。

一単位を決めたとしても、その範囲内に入りきらない情報量がある項目もあります。そのときは、その1、その2…というように、キリのいいところで分割することになります。そのとき大切なことは、いま読んでいるのが、全体のどこであるのかが意識されるようにすることです。

スクロールを減らすことと同様に、大切なことは、クリック数を減らすことです。
他のマニュアルや同一のマニュアルの中で参照すべき項目があると、安易にクリックする形式になっていることがあります。

定義をすべて本文に記述しないで、クリックすると見られる形式にして失敗した例もお聞きしたことがあります。大切なキーワードの定義は、何度も見るうちに、概念を把握するようになります。

そのため、本文に入れておいた方が有利です。それもキーワードのすぐそばに記載しておくことです。キーワードの定義を、ページまたぎさせることは好ましくありません。同一画面に入れることが必要です。

 

2. 文字はテキストファイル形式が標準

現在、強い会社の業務マニュアルは、テキストファイル形式の記述が中心になってきています。業務の変化が早くなっていますので、入れ替えがしやすい形式が有利です。そのため、文字修飾はしないことが原則です。

こうした前提ですので、画面にあわせた領域設定は、容易になっています。ページのレイアウトを決めて、一行の文字数と行数を設定すれば、簡単に整形ができます。

はじめは、紙の文書をそのまま載せていた企業がほとんどでしたが、徐々に見やすさを考慮して、整形された形に移行する企業が見られます。スクロールを減らすだけで、業務効率が違いますから、当然の流れだろうと思います。スクロールがなくなれば、ミスも減ります。

一画面の標準形式が決まっていると、画面のどのあたりに図を置いた方が見やすいかも考慮することができます。利用者も、画面のあのへんに図があったとか、そういうことで記憶に残ります。

業務マニュアルの場合、テキストファイル形式の記述が中心で、必須の図表以外は入り込みません。操作マニュアルの場合、図が必須となります。

いま操作マニュアルの中心となっているのは、業務システムの自社用マニュアルです。業務システムの操作マニュアルは、業務マニュアルと連携も大切です。一時期あった両者の混在は、姿を消していっています。業務自体が頻繁に変化していきますので、かえって使いにくいのです。

 

3. 全体の中のどこを読んでいるのかを示す

電子化が進むにつれて、業務マニュアル、あるいは業務システムの操作マニュアルを見る端末の指定がなされることが多くなっています。重要情報ですから、内部統制が必要です。

指定された端末に合わせて、マニュアルの一単位を一画面に入れることは、業務効率の面で重要なことです。このことは、かなり理解が進んできています。しかし、もうひとつ忘れてはいけないことがあります。

電子化されると、いま読んでいるところが、全体の中のどこの部分なのかがわかりにくくなります。この点を忘れてしまいがちです。

全体が10章からなっていて、項目が20項目あるとしたら、そのうちの何章を読んでいるのか、何番目の項目を読んでいるのか、意識されるように工夫する必要があります。

まずは全部で何章あるのか、何項目あるのか、その画面に記されていることが前提です。ただ、それだけでは不十分です。ぱっと見て、どこら辺なのかを示すマークをつけることを考えるべきでしょう。

マニュアル作成者のちょっとした工夫で、かなり使いやすいマニュアルになります。

 

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