■業務マニュアルの効果:圧倒的な成果をあげた実例

      

1 業務マニュアルの成果

4月22日に業務マニュアルの作成講座を行います。マニュアルの講義が私の研修の最初の講座でした。そのときあえて業務マニュアルの領域を操作マニュアルと同じ分量にしたことを思い出します。操作マニュアルにしか興味をお持ちでない方が多かったのです。

もう10年以上前ですから、意識が今とは違います。企業に研修に行ったときに、部門の長の方からの質問に、圧倒されたことがありました。業務マニュアルを作っても制度として整備されるかもしれないが、成果に結びつかないので無駄でないのかという質問です。

業務マニュアルというのは、うまくつくれば成果が間違いなく上がります。上手くつくれたかどうかは、成果が上がったかどうかで評価されるものです。したがって適切に作られてなかったら、成果は上がりません。ずいぶん慎重な言い方でこんなふうに答えました。

     

2 良い仕組みは成果に結びつく

ひとまず狭い領域で、成果の上がるのを実感してみるのがよいかもしれません。簡単に成果が上がることに驚くはずです。なぜでしょうか。簡単なのです。自分たちの仕事を把握してないところがありますから、それを把握すれば、もっといい仕組みに出来るのです。

今までよりもよい仕組みができたなら、それを実践していけば成果が上がるはずです。よい仕組みでなかったら、成果が上がりません。業務マニュアルというのは、自分たちの業務を確認して、それを客観視して、業務を再構築するためのツールです。

業務をどう把握するのかは、一概に言えません。プロセスの決まった工程があるなら、そのプロセスを見直すだけでも、成果が上がることがしばしばあります。特別な装置も必要なく、よりよいと思うプロセスに切り替えるだけで、大きな成果が上がるのです。

      

3 圧倒的な成果の実例

指導した中には、入社一年目で営業成績が平均額の10倍を超えた人もいます。現在進行形のことです。当然社長賞をとっていますし、おそらく今年度中に、この人のマニュアルが会社のマニュアルに反映されていくことでしょう。いま、その作業が始まりました。

まず自分の仕事を記録するように話したのです。それをまとめて、改善点をあげてもらいました。書くだけで、発見がありますから、その過程でもすでに改善点を取り入れた仕事をすることになります。その改善がさらなる改善を生んでいきました。

時間軸と、自分なりの評価を組み合わせていくと、プロセスを変えたほうがいいことがわかってきます。あるいは時間をかけすぎていた点も見えてくるのです。それを改善してみると、それが検証になります。期待通りにいかないことも、見えてきました。

いまだに改善と改革を進めています。会社から意見を求められて、その提案が通っていますから、さらなる効率化が可能になるでしょう。こんなことは当たり前だとならなくては困ります。業務マニュアルを適切に作ったら、確実に効果があるということです。

      

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