１ 目標管理の基本
目標管理の基本となるのは、実行して、それを測定して、検証することです。実行のためには、計画が必要になりますし、スケジュール調整も必要になります。測定のためには測定基準、測定方法が必要であり、検証のためには比較する数値目標が必要です。
こうした実行・測定・検証という３つのサイクルを回すために、上流にあたる目的と目標の確立が求められます。実務では、先にマネジメントの上流ができているわけではなくて、現場での必要性に応じて、上流段階を確立することになるケースもあるでしょう。
目標管理を行う場合、実行したら、その報告が必要になります。営業をしてきたら、その結果とプロセスを記録しておくことが必要だということです。その場合、どういう手段で記録するのが合理的であるのか。文書を作成しておくことが有利になります。
２ 文書化が不可欠
自分の担当する業務を行った場合、その記録が必要になります。「いつ・どこで・どんな場合」に、「誰と・何を・どのように」行ったのか、その記録を記述しておくのがビジネス文書です。ビジネス文書に残すことによって、客観的に確認ができるようになります。
実行した場合に、文書化することは不可欠なことです。実行したものを評価する場合にも必要になります。検証をする場合にも、文書に書いておくことが必要でしょう。文書に記述しておくことによって、記録が何度でも、いつでも利用できるようになるのです。
実行したものをある基準に基づいて測定する場合に、おそらく測定基準、測定尺度は複数必要となります。そうしないと正確な評価が難しいからです。野球の打者を評価するときに、打率やホームラン数、打点などの複数指標を使うのは当然のことでしょう。
複数の指標が、事前に想定しておいた数値目標とどう違っているのかを比較することによって、現場での成果を評価することになります。業務の実行と同時進行しながら、仕事を測定することが不可欠です。ここに長期で見る視点や、組織全体の視点が加わります。
３ 文書という業務に不可欠なもの
業務を実行するために、それに先立って業務を作っておかなくてはなりません。計画を立てる以前に、業務を構築しておくということです。業務の方法、手順、準備、運用方法などを決めて実行できるようにしておくことになります。そのときにも文書化が必要です。
業務をどう構築するのかを、具体的に文書に記述しておくことによって、業務が見えてきます。業務の記述があると、改善につながります。実際に仕事をしてみると、どうもこれはよろしくないという点が必ず出てきます。それを修理・改善するのです。
業務を記述することによって、業務を構築する文書が業務マニュアルです。業務を記録し検証するために、報告書や提案書や企画書などが必要になります。文書化によって、揺れ動く考えが固定化できるのです。その結果、反復して利用することが可能になります。
