■ビジネスの把握:業務の分析方法 その1

 

1 業務の把握からスタート

ビジネスは常に変化していくものですから、必ず業務が変わっていきます。業務改革とか業務改善という言い方がなされるのは、業務自体の性質から言って当然なことでしょう。では、業務改革や業務改善をするとき、どこからスタートすべきでしょうか。

たいていの人が現状把握だと言うはずです。では業務の現状をどうやって把握したらよいのでしょうか。業務の現状を記述できなくて、書く必要性を痛感したとおっしゃった会社の幹部の方がいらっしゃいました。現状の業務を記述することは簡単ではないのです。

最近では便利なソフトウェアがあって、業務を容易に記述できるツールがあるそうです。業務のすべてを業務プロセスにして業務を把握したと胸を張った人がいたと聞いたことがあります。多くの場合、業務プロセスの記述によって業務を把握しようとするのです。

 

2 ビジネス・プロセスの把握

業務を把握するとき、業務プロセスを確認することは必要です。しかし同時に、業務プロセスを整理したからと言って、業務が把握できたと思うのは間違いだというべきでしょう。業務プロセスによって業務を把握した場合、ある範囲の改善しかできません。

現状の業務がプロセスになって並べられていたとしましょう。そのとき業務を見直そうとすると、何から始めることになるでしょうか。当然のことですが、業務プロセスの見直しをするはずです。現状の業務プロセスをチェックして修正することになります。

業務プロセスのみを見ていく場合でも、業務プロセスの見直しによって改善が実現することはあります。しかしビジネスの基本構造を見直したことにはなりません。ビジネス・プロセスの把握だけでは、現状のビジネス・業務が把握できたことになりません。

 

3 選択と集中

仕事をするときに、何にどのくらいの時間をかけるかが一番の問題です。業務改革をする場合、こうした時間配分の見直しが必要になります。エネルギーをどこに集中するか、選択と集中の問題です。集中する仕事と、やめる仕事に色分けしていく必要があります。

もう一つ検討する必要があるのは、仕事の実践方法です。どういう手法を使って、どういう準備のものに、どういうプロセスで仕事をしていくかを整理しておく必要があります。仕事をするとき、どういう方法で行うかは重要です。方法からプロセスが生まれます。

仕事の見直しというとき、時間配分と方法の検討のどちらが優先されるか、お分かりでしょう。まず業務時間のなかでの配分を見直すことが必要です。その時間配分の見直しで、いわば土俵が決まります。その後、方法の見直しに取り掛かるべきです。

選択と集中の検討をしてから、ビジネス・プロセスの見直し(BPR)に進んでいくのが、標準的な業務の検討方法といえるでしょう。ビジネスの大枠を決めるのはプロセスの検討ではなく、どこにどれだけのエネルギーを投入するかを決めることだということです。

(この項、続きます。)

 

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