■新しい「知的生産の技術」のヒント 3/3:PPTを使った方法

 

1 要素と構造の保存形式

アイデアが一群のものだという認識を持つ場合、その要素となる断片とその組合せとなる構造が問題になります。普通そうしたことに意識があまり行きません。これはいい考えだとか、いま一歩とか、何となくの感覚で決着がついてしまいます。物足りません。

アイデアの要素が何であって、その要素がどういう並びなのかを意識できる形式としてカードは役立ちます。そのカードを並べた一群のものがアイデアとか一つのまとまった考えなのだから、カードの組合せを保存すればよいと思うようになりました。

パワーポイント(PPT)は便利な道具です。カード形式になったスライドに、箇条書きの文を並べておけば、カードに保存したのと同じになります。自分の考えを簡単に記して、そのまとまりを保存しておけばよいと思いました。やってみると、とても便利です。

 

2 一枚のカードとしても利用可能

カードは一枚一枚が独立したアイデアの要素となりますから、それらを何度となく使えます。PPTの場合、ファイルごとに検索がかけられますから、キーワードを検索してそこからカードを見つければ、カードを保存しておくのとあまり変わりません。

大きなテーマごとに、統合した何百枚にもなるデータ・ファイルを作っておけば、手書きのカードを探すよりも、検索の恩恵が受けられます。アイデアになりそうな小さな思い付きでも、ひとまずPPTに何枚か記しておけば、あとで利用することも可能です。

カード何枚かを並べる形式にしておくと、あとで見返したとき、文章よりも早く内容確認ができます。流れがおかしい場合、カードのつながりのおかしな点に、自分で気づきやすくなります。欠点が見つけやすいのです。ひとにも確認しやすい形式だと思いました。

 

3 あとでの利用にも便利なPPT

考えをPPTにまとめておいて、それをあとで修正してみると、同じ内容を言う場合でも、カードの並べ方が大きく変わってきます。結論を先に言うのと後に言うのでは違うのは当然ではありますが、ものの示し方の違いをあらためて実感することになるはずです。

誰に向けて説明するかによって、その並べ方がかなり変わってきます。カードの枚数も大きな要因になることも分かってきました。知らない分野の説明の場合、カードの枚数が15枚を超えると、多すぎるようです。逆に少なすぎると、わからないと言われます。

説明するのに必要な内容がどのくらいであるのか、カード形式にして確認するうち、適切な枚数がだんだん見えてきました。一枚のカードに盛り込む情報量は、一行20字程度で空白行を除いて6行までを原則にしておくのが無難のようです。

思ったよりも自分には快適なので、今年の半ばから思いつきのメモをまとめるときに、PPTを利用し始めました。まだ改善すべき点はたくさんありそうですが、現在はテーマをつけて、必要に応じて目次までつけて、文字ばかりのカードを並べています。

⇒ 「その1」 「その2」

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