■マニュアル作成にかかる時間:業務に関連したマニュアル

 

1 比較的簡単なOJT用マニュアルの作成

先日のOJT・教育用マニュアルの講座では、講座中にOJTのマニュアルを作っていただきました。基礎的はお話をして、サンプルを解説して、自分の考えるOJTのマニュアルを考えてもらいます。20分程度の時間でした。これにコメントをつけていきます。

叩き台が完成したら、やや発展的な関連事項の解説を行い、OJTのマニュアルを作り直します。先のコメントや解説を踏まえてひとまず完成です。それを発表します。そこに若干のコメントつける程度でした。全員が、実際に使えるOJTのマニュアルを作れました。

OJT用のマニュアルの場合、よく分かっている人が担当しますから、詳細の記述は必要ありません。作成の形式もシンプルですし、分量もたいていA4一枚ですから、多少のヒントがあれば1時間もかからず実務で使えるOJT・教育用マニュアルができあがります。

内容によっても違いますが、OJT・教育用マニュアルの作成は比較的簡単にできます。時間のかかりすぎる場合、その分野のことがよくわかっていない可能性があります。あるいはOJTや教育用の基礎となる業務マニュアルがまとまっていない場合にも苦戦します。

 

2 手間のかかる業務マニュアル作成

業務マニュアルの作成は簡単ではありません。まず業務マニュアルの作成を組織が決定することが必要になります。これをもとに業務を行うということが決まっていなくては作成の意味がありません。大切なのは業務の基準を作るという意思が明確かどうかです。

作成が決定されたあと、作成計画を立てる過程で、どこから手をつけていくかが決まります。成果の上がる領域から手をつけていくことになりますが、その際に、自社のビジネス全体を再確認することになります。いわゆる「事業(ビジネス)の定義」を行います。

(1)ビジネスを行う環境がどうであるのか、その中でどういう領域でビジネスを行うのかを明確にすること、(2)そのとき何を成果とするのか、自分たちの組織で達成したいことを明確にすること、(3)自分たちの持つ強みをどう活かすのか、方法を示すこと…です。

こうした前提となる作業があって、業務マニュアルが作られることになりますから、業務マニュアルの作成には手間がかかります。そのため今まさに行う業務に対して、すぐに対応する必要がある場合、簡単な方針のもとにOJTで対応することになりがちです。

 

3 業務システム用の操作マニュアル

業務マニュアルのない組織で、その代替としての機能を持っているのがOJTであり、さらに業務システムになります。業務システムの作成をするときに自社の業務を見直すことになりますから、その作業が業務マニュアルの作成作業と重なるところがあります。

たいてい業務システムをうまく使いこなすために、業務システムの操作マニュアルが作られることになります。自分たちの業務を円滑に進めるのに、どういう使い方がよいのかを記述することになります。標準的な使いかたがある程度決まってくるはずです。

このことは以前「操作マニュアルが業務改革のツールになりつつある傾向について」に書きました。業務システムの使い方を決めることによって、業務マニュアルの代替をしようということです。こちらのほうが業務マニュアルを作るよりも楽かもしれません。

業務システムの操作マニュアルが業務マニュアルの叩き台になるなら、いずれ本格的に業務マニュアルを作ることも可能かもしれません。こうした意図をもとにした作成であるなら、業務システムの操作マニュアルも完成までに何ヶ月単位の時間がかかるはずです。

 

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