■操作マニュアル作成講座から

 

1 業務システムの操作マニュアル

昨年、教育機関の方から操作マニュアル作成講座で人が集まるのですかと聞かれました。たいてい30人近くいらっしゃいますと答えたところ、驚いていらっしゃいました。いまは自社の業務システムの操作マニュアル作成を目的とする方が一番多くなっています。

業務の変化に伴って、業務システムの使い方が変わっていきます。業務システムなしの業務が考えられない状況になっていますから、自社でシステムをどう使うのかルールを決めておかなくてはなりません。

使い方がばらばらだった場合、どんなによくできたシステムでも成果を発揮しません。システム自体の使い勝手はよくなっていますから、何となく使えてしまうということがあります。しかしそれではやはりダメです。使い方の統一ルールがあってこそ成果が出ます。

 

2 マニュアルの質を決める要素

業務システムのマニュアルですから、業務の現場をある程度知っていることが前提になります。自分が従事したことのない仕事なら、業務に従事する人から、その業務のこと、さらにその業務でのシステムの利用方法について、お話を聞かせてもらうべきです。

業務システムの操作マニュアルに関して、マニュアル作成担当者が各業務担当者から聞き取りが出来るかどうか、このあたりがマニュアルの質を決めることになるかもしれません。会社ごとに、協力的な雰囲気があるところと、そうでないところに分かれます。

さらに言えば、業務システムの使い方について、会社として統一した使い方が必要だとの認識をどのくらい持っているかも重要な点です。マニュアルのレベルは会社のレベルでもあります。マニュアル担当者の力だけではどうにもならない要素があるということです。

 

3 項目の記述量を整える

かつてのように製品に添付する操作マニュアルを作っていらっしゃる方も、一定数いらっしゃいます。こういう場合、マニュアルを作る担当者が一人であることもしばしば起こります。指導者もなく、自問自答しながら作ってきた方が大半です。

本日も、講義のあとに自社の操作マニュアルをお持ちになって、どこがおかしいかとご質問をなさった方がいらっしゃいました。A4にして4ページ、モノクロでシンプルなマニュアルでした。地味な印象のものですが、説明のしかたに問題はなさそうでした。

気になったのは項目立てのバランスが悪いことでした。項目ごとの記述量がばらばらだとユーザーは戸惑います。項目毎の記述量を調整することです。また、項目の並びがどうなっているのか、ぱっと見てわかるように項目名を目立たせる工夫が必要です。

項目が目立つなら、全体の項目のバランスをもっと気にしたはずです。項目数が3つ程度なら項目番号はなくてもかまいません。それ以上なら、項目に番号をふるのが原則です。この程度の改訂で、ご質問のマニュアルはかなりよいものになりそうでした。

 

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