■マニュアル講座を終えて:最高水準の操作マニュアルなど 1/2

1 正解のあるなしがポイント

マニュアル作成の講義をしてきました。業務マニュアルと操作マニュアルの両方の作り方のお話です。午後、Webにある操作マニュアルを事例にして、問題点と解決策をグループ議論する時間も作りました。参加された全員が、製造業の従事者でした。

半分強の方が、マニュアルを作った経験をお持ちでした。業務マニュアルよりも、操作マニュアルのことが知りたいという人が多く、およそ3分の2の人が操作マニュアルの作り方の基礎を知りたくて、参加されたといった感じでした。

まず、業務マニュアルと操作マニュアルとの違いについて、お話しました。業務には、これが正解だというものはありません。一方、操作マニュアルには、こうしないときちんと作動しないという正解があります。ここが大きく違っています。

 

2 正解を上手に説明できるか

操作マニュアルを書く場合、正しい操作の仕方がありますから、それをいかに上手に説明できるかがポイントです。説明する項目は大きく2つに分かれます。一つは、標準的な使い方を記述する部分、もう一つは、ユーザーの目的に対応して記述する部分です。

ユーザーの目的というのは、「何かをしたいとき、どうしたらよいか」、あるいは「困った事態のとき、どう対処したらよいか」ということです。こうした内容を記述する項目が必要です。ただ、製品や業種によって、記述がずいぶん違ってきます。

操作マニュアルは、製品・サービスを提供する側から、利用する側への説明文書ですから、利用するユーザーをどう想定するかによって、内容も形式も変わります。一般向けの製品と専門業者向けの製品では、記述が違ってきます。

 

3 最高水準の操作マニュアル

今回、大きな会社の方が、自社の製品マニュアルをお持ちになって、どうでしょうかとお聞きくださいました。率直なところ、私の出る幕などありませんでした。明らかにプロが作ったものです。世界的に売れている製品ですから、コストのかけ方も違うでしょう。

マニュアルのサイズは、よくあるA4サイズのものと違って、小さなノートサイズの、手帳のような大きさの冊子です。必要最小限にしぼった項目に、標準的な使い方が示されています。これなら読んでもらえるはずです。きっちり基本を守って作られています。

1ページ完結が原則で、ときに見開きで完結になるページがあります。見開きページなどでメリハリをつけながら、これらを順番に並べていくだけの構成です。大項目を少数にしぼっていて、階層が浅いので、目的の項目がすぐに見つかります。

動画のマニュアルのお話もあるそうですが、しかし、動画は必要なところだけ見るのが難しく、一般向けの製品には、あまり向いているとは言えません。紙の冊子があれば十分だという気がします。日本のマニュアルの中でも、最高水準のものだと思いました。(つづく

 

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