■操作マニュアル作成講座を終えて:2015年1月20日実施

 

1 操作マニュアル講座の参加者

年に何度か、操作マニュアル作成講座を担当させていただいております。同じ講座を継続して行っていると、ある種の定点観測のようになって、何となく変化が感じ取れるものです。今回の講座を通じて、感じたことを記しておきたいと思います。

今回、マニュアルを作った経験がない方が、半数ほどいらっしゃいました。いままでの講座では、3分の2以上の方が作成経験をお持ちでした。この点で、今回は違っています。セミナー担当者も、受講生の方がお若いですねとおっしゃっていました。

従来と変わらないのは、自社の業務システムの操作マニュアル作成を目的とする方が、圧倒的に多いということでした。若い方が、業務システムの操作マニュアルを作ることは、非常に勉強になると思います。この方々の今後が楽しみです。

 

2 作成担当者の重要な役割

業務システムのマニュアルを作る場合、業務の担当者にどういう風にシステムを利用するのか、聞き取りをする必要があります。業務の理解がどうしても必要になるためです。作成者が、さまざまな業務の聞き取りをすることは勉強になるだろうと思います。

操作マニュアルの作成を通して、業務の勉強ができます。作成者は、せっかくのチャンスですから、自分から進んで聞き取りをさせてもらうように動くべきです。操作の標準を作ることになりますから、とても大切な業務だ、と自覚を持つ必要があります。

システムがきちんと標準的に使われるなら、安定した成果があげられます。標準的な操作の仕方が守られている場合、システム側の改善点も見えてきます。現在のシステムで使われる標準をよりよくするために、仕様の変更をお願いすることも可能になるはずです。

 

3 説明文が主役

今回、マニュアルを作った経験がない方が多かったため、図に語らせない、という点を強調しました。図を並べると、図を見れば分かるという気になりがちです。操作が分かっている人なら、図を見て、その意図が分かるかもしれません。

しかし、きちんと説明するには、文字による記述が大切です。図がなくても、説明文を読んだだけで、操作がわかる記述になっていることが必要だということになります。その説明文に図が付加されれば、実際に操作できるだろうと思います。

操作マニュアルの場合、図と説明文を分割して配置することが効果的です。図は多くの場合、左側に上から下へ並べます。説明文は文頭をそろえて、きちんと整列していることが必要です。図を隠しても、説明文だけで独立している形式がよいということです。

図と説明文を分離して配置したうえで、図と説明文を矢印線で連携させると、効果的です。図の該当部分に、説明文の番号のところから矢印線を引っ張っていくのです。こういう形式にしておくと、利用者も文をきちんと読むようになります。

「どこ」を指し示すためには、図が必須です。逆に言うと、図はそのために使われるのがほとんどです。操作マニュアルを作る人たちは、文できちんと説明できるようになることが求められます。説明文が主役だということです。この点を強調したいと思います。

 

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