１ プレゼン能力についての質問と答え
自動車メーカーの管理職の方から、最近の若い人のプレゼンの能力が落ちています、なぜでしょうかと聞かれたことがあります。とくに「水平展開」をするときに、内容が伝わる発表ができていないということのようです。
ここでいう水平展開とは、既存の知識やノウハウを他の分野に広げるという概念ではありません。問題を見出した現場の人が、その問題の権限者のいる前で、問題点を整理して、状況を知らせ、対策の方向性を示すプレゼンです。定期的に行われるのが普通です。
会社の方針決定に直結するプレゼンですから、その質が低下したら大問題です。ご質問くださった方は、大きな変化が起きているかもしれないという感じをもっていらっしゃるようでした。たしかに様子が変わってきています。
ご質問に対する私の答えは、簡単なものでした。若い方々は、プレゼンをするときに、いきなりパワーポイントで作成するのが普通です。何となく作り始めていっても、パワーポイントなら、ひとまずまとまります。よく出来たアプリケーションです。
ここまでお話したら、質問なさった方はお分かりになりました。ああ、そうですね…自分達が発表していたときには、まだパワーポイントがなかったですね、私たちは手書きしてから、それをスライドにしていました。
２ 文章の書き方と同様：練習の欠如が問題
プレゼンの能力を言う前に、プレゼンをするための練習が欠如しているということなのです。パワーポイントという便利なツールがあること、そのために本来やっておくべき練習をしないまま発表できてしまっている、ということだろうと思います。
若い方々は、紙に手で書く練習をしたことがほとんどないようです。一定期間、どういう発表にしたらよいのか、構想をたてる練習が必要となります。いったん一定水準を超すレベルに達すれば、いきなりパワーポイントを使っても、問題なくなります。
発表時間を考え、その中で自分のいいたいことをきちんと言うためには、シナリオを考えないといけません。どういう素材を使うのがよいのか、どういう順番に話すのがよいのか、それらを考えてから、個々のスライドを作っていくべきです。
文章の書き方と変わりません。少し前に書いた「文章の設計図」の話と同じです。
(1) 文章を書き始める前に完成形がイメージできるようにしておく。
(2) 文章に必要な材料を事前に用意しておく。
(3) 材料を並べる順番を決定しておく。
３ 基本的な練習法：シナリオが大切
問題なのは、プレゼンの場合、練習不足を本人が意識しにくいということです。さらに指導する立場の人も、どうしたらよいのかわからなくなっていることです。別の講座でも、プレゼンの練習法を聞かれたことが何度かあります。
基本的に文書作成方法と変わりません。紙に書くことによって、文字に固定化するのが文書作成です。プレゼンの場合、文字に固定化せず、主要ポイントをスライドでつぎつぎ示し、大枠をつかんでもらいながら、話をすすめることにって理解してもらう行為です。
発表者側は、文書を作るのと同じ作業をしてからプレゼンに臨む必要があります。プレゼンのレベルがいま一歩と感じたときは、文書のレベルが落ちているということでもあるのです。気をつけないといけません。
具体的にどうすればよいのでしょうか。
(1)パワーポイントを使わない期間を設けること。
(2)全体の構成をどうしたらよいのか紙に書いて、プレゼンのシナリオを考えること。
(3)シナリオができたら、必要な材料を選択し、その順番を決めていくこと。
シナリオの良し悪しで、よいプレゼンかどうかが決まります。自分の発表がどう受け取られているのか、その雰囲気をつかむことで修正できるようになるはずです。シナリオという観点から自分のプレゼンの反応を見ると、自分で自分の弱点に気づきやすくなります。
