■文書の標準化について

1. 文書の標準化の問題点

文書の標準化をするために、どうしたらよいのかという相談が何件か続きました。今後、課題になる問題だろうと思います。

各社の取り組みには、かなり違いがあります。どういう方法で行ったらよいのかという相談がある一方、すでに社内チームで標準化のルールを作って、試験的に導入していますというお話もあります。

相談がある場合、内容はたいてい2つになります。どうしたらよいのかわからないというケースか、どうもうまくいかないというケースです。試験的に導入したものの、評価がいま一歩という事例を見てみましょう。

この事例における当初のもくろみは、文書の標準化によって何種類かの雛形に集約したいということだったようです。それが出来そうもなくて、代わりにたくさんのルールが作られました。

標準化のチームが作られると、どうしてもルールが詳細になりがちです。このケースでも、ルールの適応がわずらわしいという評価があったようです。ルールの適応は可能ですが、それだけの価値がないと判断されているということです。

具体的なルールをいくつか見れば、お分かりになるでしょう。「句点(、)を標準とし、ピリオド(,)は英文のときに使用」「1桁の数字は全角を使い、2桁以上の数字は半角を使う」…この種のものが、何十か並んでいたら、逃げたくなります。

参照として、送り仮名の規則まで書かれていましたから、社内チームも力が入ったのだと思います。何のための標準化なのか、見えなくなったのかもしれません。残念ながら、こうしたアプローチでは、なかなか効果がありません。

 

2. 標準化にとって大切なこと

共通のフォーマットが簡単に作れないのは、業務に多様性があるためです。それを無理やり標準化しようとすると、かえって業務効率が落ちてしまいます。すでに定型的な形式で入力できるものは、かなりのものが業務システムに組み込まれて標準化されています。

現在、文書の標準化として問題になっているのは、多様性と標準化のバランスの問題です。すべての文書を、何種類かの雛形に集約できるというのは現実的ではありません。しかし、もっと多くの業務文書を標準化したいということです。

業務はどんどん生まれ変わって高度化していきますから、ルーティン化ができるものは、次々標準化していくべきです。しかし、その都度、共通のフォーマットを作るのは大変です。あえてそうするだけの価値があるものに絞るべきです。

文書の標準化をする目的は、その文書の処理を迅速に進めるためです。標準化されていれば、内容の漏れも減るでしょうし、その文書の評価もしやすいでしょう。しかし、多様で変化のある業務について、簡単に形式を決めるのは難しいことです。

しかし、大枠は決まりつつあります。多くの企業が、その方向に進んでいます。以下の3つが重要です。

(1) 文書の1単位を決めること。
(2) 文字修飾なしのテキスト形式で記述すること。
(3) 必要な図のみに絞って、図を減らすこと。

こうした大枠から考えていく必要があります。詳細なルールを作って、守るように言っても効果がないのです。

 

3. 3つの原則

第1に、文書の1単位を決めることによって、記述の分量が決められます。それによって内容の方向も決まってきます。A4に1枚を1単位とするのはよく見られます。報告書をA4に1枚で書くように求められることは経験しているかもしれません。標準化の一番の基礎は、この単位の決定だろうと思います。

第2に、文字修飾なしのテキスト形式の文書にすることも大切です。文字修飾がない場合、単に文章を並べただけではわかりにくいはずです。構造を示す必要があります。領域の中で、2部構成にするのか3部構成にするのか、それを考えて、その構成がわかるように示すことが必要です。

構成メモという言葉をお聞きの方もいらっしゃると思います。1、2、3という項目の下に、(1) 、(2) 、(3) が続く形式がありますね。ああいう形式を示すメモが構成メモです。文書を作るときに、だいたいの構成を作っておくことは必要なことです。

第3に、図の問題があります。作図には時間がかかります。不要な図が作られるのは不幸なことです。ごまかしのために図を作るわけではありませんから、効果がなかったら意味がありません。効果的でない図はなくさなくてはなりません。

どんな条件を満たしたら図として意味があるのか、その辺の検討がなされていないようです。いつも図解講座の冒頭で申し上げるのですが、必要な図であるかどうか、よい図であるかどうか、それを見極めるセンスが必要です。これはまたの機会にお話しましょう。

以上の3つの原則を守ることからスタートしたらいかがでしょうか。これらを行ってから、もっと踏み込んだ文書の標準化ルールの策定を行うほうが、成果が上がるはずです。

 

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