2. 業務フローと業務の構築

2-1 業務の構築の重要性
業務は、業務の構築、業務の運用、業務の改善からなります。業務が安定していて変化の緩やかな時代には、業務の運用と改善が大切でした。

しかし、グローバル化が進み、競争の激しいスピードの時代となると、業務の変化が早くなります。環境変化に伴って業務自体が変わります。業務マニュアルも、業務の変更にあわせて改訂しなくてはいけません。業務の改定要因として、業務の構築が大切になっています。

業務の構築がないということは、ビジネスモデルが劣化するということです。ビジネスはつねに変化しますから、ビジネスモデルはすぐに劣化します。組織の目的を果たしながら、新しいビジネスの方式へと移行していかなくてはなりません。

ビジネスを劣化させないためには、業務のプロセスを根本から検討することが最重要になっています。そのとき、業務マニュアルは大切なツールになります。

2-2 業務フローの重要性
業務の構築をなすためには、組織や部門のなしている業務の全体像を知ることです。業務は、分業が前提となっていますから、仕事の全体が見えにくくなっています。

仕事の全体像を見るのに一番便利なのは業務フローです。業務のスタートからゴールまでチェーンのようにつながった業務の全体が、業務フローに表されます。このチェーンを見ることで、業務の大枠がつかめます。

業務フローは、今後さらに重要性を増してくると思います。業務をなす前に、すべてのケースを想定することはできません。そのとき大切になるのは、業務の担当者が自分で考える指針が与えられていることです。

たとえば、各業務にどんなリスクがあるのか、業務フローにリスクを貼りつけた業務マニュアルがあったなら、想定できないブランクがあっても、自分で考えるときの重要なヒントになります。

業務フローは、業務の流れが明確に見えるようになっていることが必要です。複雑すぎてはかえって使いにくくなります。

複雑化した業務の流れを上手に書くことは大変なことです。一種類のフロー図だけで十分とは言い切れません。業務ごとの粒度が問題になります。

業務フローは、業務マニュアルの基礎に当たります。業務の環境変化に合わせて業務の構築を検討する際にも、考える基盤になります。

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